Чи дозволено вести журнал 15-ГС в електронному форматі

Прямого дозволу на ведення журналу 15-ГС в електронній формі Інструкція №332 не містить, тому застосування електронної форми пов’язане з певним ризиком. Водночас ведення такого журналу в електронному вигляді можливе з урахуванням вимог законодавства про електронні документи та бухгалтерський облік.

В Інструкції про порядок приймання, зберігання, відпуску та обліку газів вуглеводневих скраплених для комунально-побутового споживання та авто №332 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0331-03#Text у пп. 10.1 прямо зазначено, що документи обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника та печаткою підприємства. Прямої норми щодо можливості ведення таких журналів в електронній формі текст Інструкції не містить.

Разом з тим Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9, передбачає можливість складання первинних документів як у паперовій, так і в електронній формі. Аналогічно Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 визначає, що електронний документ має таку саму юридичну силу, як і паперовий, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів.

Тому у випадку, коли підприємство приймає рішення перевести ведення паперових журналів в електронний формат, доцільно оформити внутрішній наказ про порядок ведення електронних журналів та визначити відповідальних осіб.

Для надання електронним записам юридичної сили вони повинні засвідчуватися кваліфікованими електронними підписами відповідальних осіб відповідно до законодавства про електронні довірчі послуги.

Суб’єкт господарювання також повинен забезпечити зберігання електронних журналів на електронних носіях у формі, яка дозволяє перевірити цілісність документів протягом установленого строку зберігання. Строк зберігання має бути не меншим, ніж для відповідних паперових документів.

Відповідно до ч. 6 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text під час перевірок контролюючим органам необхідно надати доступ до електронних оригіналів документів або їх належним чином засвідчених паперових копій.

Ризик претензій контролюючих органів формально залишається через відсутність прямого дозволу в Інструкції №332 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0331-03#Text. Водночас закони України мають вищу юридичну силу порівняно з відомчими інструкціями, а законодавство про електронні документи прямо визнає електронний документ повноцінним оригіналом за наявності всіх обов’язкових реквізитів та КЕП.

Тому, вважаємо, що ведення ціьог реїстру в електрнонній формі відповідає чинному заокнодавтву, але оформлення такого ведення має бути бездоганним: Порядок ведення журналів в електронній формі та перелік осіб, відповідальних за їх підписання КЕП, варто закріпити у внутрішньому наказі про облікову політику або окремому положенні про електронний документообіг на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!