Порядок підписання податкових накладних під час відпустки директора

ПН, складені у період з 01.05 по 18.05, їх має підписати або директор, або головний бухгалтер. Менеджер, на якого покладено обов'язки директора лише з 19.05, не має права підписувати ці документи.

Згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 №1246 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1246-2010-%D0%BF#Text, особа, яка накладає КЕП на податкову накладну, повинна мати відповідні повноваження і на дату складання ПН, і на дату її фактичної реєстрації в ЄРПН.

Оскільки повноваження менеджера як виконувача обов'язків (в.о.) директора розпочалися лише 19.05.2026, він не мав права підпису на дату складання накладних (01.05–18.05). Спроба підписати такі ПН ключем менеджера призведе до відмови в реєстрації через відсутність повноважень на дату виписки.

Попри перебування у відпустці, директор не втрачає своїх повноважень як керівник, оскільки відомості про нього залишаються в ЄДР. Хоча з погляду трудового права виконання обов'язків у відпустці є ризикованим, для податкових органів підпис директора на документах, виданих у період його активної роботи, є правомірним.

Якщо на підприємстві є посада головного бухгалтера, він має право підпису ПН за посадою. Якщо його КЕП був чинним і в період з 01.05 по 18.05, і на момент реєстрації, він може підписати ці накладні.

Менеджер зможе підписувати лише ті ПН, які будуть складені, починаючи з 19.05.2026 (дати початку його повноважень). Для цього необхідно:

Видати наказ про тимчасове покладання обов'язків директора на менеджера з правом підпису фінансових та податкових документів.
Отримати КЕП на ім'я менеджера (використовувати ключ директора менеджеру категорично заборонено).
Подати Повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою J1391104 до ДПС, де вказати тип підпису — «Директор».

Раді допомогти, звертайтесь ще!