Як правильно підписати документи під час відпустки директора

Документи, складені з 01.05 по 18.05, які не були підписані вчасно, має підписати менеджер (в.о. директора) власним КЕП. Підписувати їх КЕП директора, який перебуває у відпустці, або передавати його ключ менеджеру категорично заборонено. У реквізитах підпису таких документів слід зазначати фактичну посаду та прізвище менеджера, який накладає підпис.

https://7eminar.ua/news/19495-ci-maje-pravo-direktor-pidpisuvati-dokumenti-pid-cas-vidpustki

Передавати пароль та файл ключа КЕП директора іншим особам (навіть менеджеру, який його заміщує) не можна. Це вважається компрометацією ключа, а документи, підписані чужим КЕП, можуть бути визнані недійсними. Кожна особа повинна використовувати виключно власний КЕП.

Згідно з трудовим законодавством, відпустка — це час відпочинку, протягом якого працівник звільняється від виконання трудових обов'язків (Кодекс законів про працю України, ст. 74). Підписання документів директором під час відпустки може бути розцінене контролюючими органами як порушення трудового законодавства, що тягне за собою штрафи за Кодекс законів про працю України, ст. 265.

Оскільки з 19.05.2026 повноваження директора делеговані менеджеру, саме менеджер стає особою, уповноваженою підписувати документи від імені підприємства на момент їх фактичного оформлення.

Хоча господарські операції відбулися в період, коли обов'язки виконував директор, на момент фізичного накладення підпису (після 19.05) право підпису має менеджер.

Дата документа: Залишається незмінною (01.05–18.05), оскільки вона відповідає даті здійснення господарської операції (Закон про бухоблік, ст. 9, ч. 5).
Реквізити підписувача: У полі "посада" та "прізвище" електронного документа не можна залишати дані директора, якщо підпис накладає менеджер. Необхідно вказати фактичну посаду особи, яка підписує: "Менеджер (виконувач обов'язків директора за наказом №... від...)" або "В.о. директора менеджер [Прізвище]".
Правила оформлення: Забороняється підписувати документи із прийменником «за» або ставити похилу риску перед назвою посади. Потрібно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!