Облік придбання комплексних обідів для співробітників: нюанси та наслідки

Якщо харчування організоване у форматі «шведського столу» і неможливо визначити, хто та на яку суму фактично спожив обіди, ПДФО, військовий збір та ЄСВ зазвичай не нараховуються. У бухобліку вартість харчування списується на витрати підприємства залежно від мети його організації.

Оскільки при організації харчування за принципом «шведського столу» неможливо персоніфікувати дохід конкретного працівника, таке харчування зазвичай не розглядається як натуральна форма оплати праці. Відповідно витрати не проводяться через рахунок 661, а відображаються як витрати підприємства.

Типові бухгалтерські проведення:

Оприбуткування комплексних обідів (продуктів) — Дт 209 (або 28) – Кт 631

Відображення податкового кредиту з ПДВ — Дт 641/ПДВ – Кт 631

Списання вартості харчування на витрати — Дт 92 (93, 949) – Кт 209 (28)

Рахунок витрат залежить від мети придбання харчування. Якщо харчування організовано для забезпечення нормальних умов праці працівників — може використовуватися рахунок 92. Якщо захід пов’язаний зі збутом або обслуговуванням клієнтів — рахунок 93. В інших випадках можливе використання рахунку 949 відповідно до Інструкції про застосування плану рахунків 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text додатковим благом є дохід, отриманий платником податку. Однак для нарахування ПДФО та військового збору необхідно визначити конкретного отримувача доходу та суму такого доходу. При «шведському столі» це зробити неможливо, оскільки немає обліку, хто саме та в якому обсязі спожив харчування.

Судова практика (зокрема Постанова ВС/КАС у справі №808/3611/16) також підтримує позицію, що за відсутності персоніфікації немає об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором. Тому зазвичай ПДФО 18% та військовий збір 5% не нараховуються.

ЄСВ також не виникає, оскільки вартість харчування не включається до фонду оплати праці конкретного працівника та не є базою нарахування ЄСВ відповідно до ст. 7 Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17.

Разом з тим податкові органи можуть наполягати на розподілі вартості харчування між працівниками, наприклад пропорційно кількості присутніх осіб. Тому для мінімізації ризиків бажано у внутрішніх документах прямо зазначити, що харчування організовано у форматі «шведського столу» без можливості визначення обсягу споживання кожною особою.

Щодо ПДВ, право на податковий кредит виникає на підставі п. 198.1 ПКУ за наявності зареєстрованої податкової накладної. Для ненарахування компенсуючих податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ необхідно підтвердити господарську спрямованість витрат.

Для цього доцільно оформити наказ керівника про організацію харчування працівників, положення про харчування із зазначенням формату «шведського столу» та акт списання продуктів або послуг харчування. Також можна передбачити забезпечення харчування у колективному договорі або послатися на вимоги щодо створення належних умов праці відповідно до КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Раді допомогти, звертайтесь ще!