Використання факсиміле на дорожніх листах для службового авто

Використання факсиміле на подорожніх листах можливе, оскільки вони є первинними документами, а не звітністю чи касовими документами. Для цього необхідно видати внутрішній наказ по підприємству, затвердити зразки підписів та чітко визначити перелік документів, де допускається використання штампа-кліше.

Законодавством визначено перелік документів, на яких забороняється застосування факсимільного підпису.

Так, у п. 12 глави 8 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, зазначено:

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», до організаційно-розпорядчих документів належать:

• організаційні документи (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);


• розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження);


• інформаційно-аналітичні документи (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Таким чином, факсиміле не можна використовувати на жодному управлінському документі. Законодавством не встановлено жодного позитивного переліку документів, на яких застосування факсимільного підпису було б дозволено.

Допускається використання факсиміле на окремих видах договорів з діловими партнерами лише за наявності письмової згоди сторін щодо такого порядку. У такому випадку обов’язково слід оформити відповідну угоду та надати зразки підписів.

https://7eminar.ua/news/9265-dokumenti-z-faksimile-svidko-ta-zrucno-ale-ci-bezpecno

Раді допомогти, звертайтесь ще!