Звітування ФОП при зборі коштів на волонтерські потреби

Які документи обліку слід зберігати волонтеру та як вести облік

Згідно з п. 44.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110), усі витрати мають бути підтверджені первинними документами.

Можливі види документів

1. Банківські виписки – підтверджують надходження коштів та їх використання. Особливо важливо, щоб рахунок, зазначений у Реєстрі волонтерів, збігався з тим, куди надходили кошти.

2. Акти приймання-передачі майна або товарів – підтверджують факт передачі допомоги конкретним особам чи установам (військовим частинам, лікарням тощо).

3. Фіскальні чеки, квитанції, накладні, рахунки, інвойси – це основа для підтвердження витрат.

4. Розписки від отримувачів допомоги – у випадку, коли інші документи неможливо оформити.

5. Фото- та відеофіксація – допоміжний, але важливий засіб. Наприклад, фото дрона з військовими, де видно дату, підписаного акта, VIN-код або номер авто – це доказ, що майно реально було передано.

6. Супровідна документація – інструкції, техпаспорти, сертифікати на придбані товари тощо.

7. Покази свідків – у випадку, якщо оформити офіційні документи не вдалося, але є свідки передачі допомоги, їхні письмові свідчення також мають значення.

Як вести облік

Найзручніший інструмент – електронна або паперова таблиця обігу коштів і допомоги. У таблиці бажано зазначати:

• джерело надходження коштів;
• дату отримання;
• суму;
• ціль використання;
• дату витрати;
• суму витрати;
• документи-підтвердження (із посиланням або номером);
• отримувача допомоги;
• короткий опис операції.

Обов’язково слід забезпечити зберігання всіх файлів і сканів в окремій, захищеній теці (фізично або в хмарі), щоб у разі перевірки або сумнівів з боку податкових органів надати підтвердження законності діяльності.

Звітність

Фізична особа, що здійснює волонтерську діяльність, зобов’язана подати річну податкову декларацію про майновий стан і доходи (ст. 179.1 та 179.2 ПКУ).

Декларація подається до контролюючого органу за місцем реєстрації до 1 травня року, що настає за звітним (пп. 49.18.4 ПКУ).

У декларації вказується сума всіх коштів, отриманих волонтером протягом року. При цьому благодійні внески, які не включаються до оподатковуваного доходу згідно з пп. 165.1.54 ПКУ, відображаються у розділі ІІІ декларації, рядок 11.3 – як доходи, звільнені від оподаткування.

Підтвердні документи (чеки, виписки, накладні, акти, фотозвіти про використання коштів) не подаються разом із декларацією, але волонтер повинен їх зберігати. Вони можуть знадобитися у разі податкової перевірки для підтвердження цільового використання благодійної допомоги і уникнення оподаткування цих сум.

Додатково у матеріалі «Звітність волонтерів 2026» https://7eminar.ua/news/6046-zvitnist-volonteriv

Раді допомогти, звертайтесь ще!