Правильне відображення витрат корпоративної карти у авансовому звіті

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується саме корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Але ДПС (наприклад, в ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ) наполягає на безподатковому відшкодуванні витрат тільки у разі їх оплати індивідуально кожною відрядженою особою. (https://7eminar.ua/news/13296-vidryadzennya-ta-pdfo-yak-opodatkovuyut-vitrati-yakshho-oplatu-zdiisnyuyut-kolegi#sytuatsiya-1-oplata-odnym-iz-pratsivnykiv-vytrat-za-inshykh)

Отже, ми не можемо виключити варіант, коли ДПС при перевірці наполягатиме на визнанні додатковим благом оплату одним працівником витрат за іншого працівника, а тому рекомендуємо компенсувати тільки індивідуальні витрати у відрядженні.

Якщо все ж прийнято рішення про компенсацію, ці витрати можна включити в загальний звіт про відрядження директора.
Для мінімізації ризиків рекомендуємо визначити у положенні про відрядження можливість оплати одним відрядженим працівником витрат за себе та за інших відряджених разом з ним працівників.
Також варто у наказі про відрядження передбачити пункт про оплату витрат у відрядженні за інших працівників директором з корпоративної картки.
Але, все ж, ми не можемо гарантувати, що навіть такі заходи убезпечать від визнання таких витрат додатковим благом працівника (директора) при перевірці ДПС.

Раді допомогти, звертайтесь ще!