Терміни реєстрації РК на зменшення: уникнення штрафів податкової служби

Покупець повинен зареєструвати «зменшуючий» РК протягом 18 календарних днів з дати його отримання від постачальника.

На період воєнного стану та протягом шести місяців після його припинення діють спеціальні строки реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування, визначені п. 89 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Для розрахунків коригування, які передбачають зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг постачальнику та складені на отримувача — платника ПДВ, встановлено строк реєстрації 18 календарних днів із дня отримання такого РК покупцем.

Проблема полягає в тому, що під час камеральних перевірок ДПС часто автоматично відраховує строк від дати складання РК, оскільки податковий орган не завжди має технічну можливість встановити дату фактичного отримання документа покупцем через комерційні програми електронного документообігу. Через це при перевищенні 18 календарних днів між датою складання та датою реєстрації система може автоматично сформувати штраф.

Щоб мінімізувати ризики, при реєстрації РК через програмне забезпечення потрібно обов’язково заповнювати технічне поле щодо дати отримання РК покупцем. Саме ця дата повинна використовуватися для обчислення 18-денного строку реєстрації. Також бажано зберегти підтвердження дати отримання документа: скріншоти журналу в M.E.Doc або іншій програмі, лог-файли, підтвердження доставки чи інші технічні дані.

Податківці також рекомендують використовувати Електронний кабінет або сервіс Single Window of Electronic Documents (SWinED), де дата обміну документами фіксується безпосередньо на серверах ДПС.

Якщо штраф буде винесений лише через те, що ДПС рахувала строк від дати складання РК, а не від дати його отримання, такі рішення мають підстави для оскарження. Верховний Суд у постанові від 23.01.2025 у справі №280/4889/24 зазначив, що за відсутності доказів дати отримання РК покупцем контролюючий орган не може вважати факт прострочення доведеним.

У разі порушення саме 18-денного строку з дати отримання РК застосовуються штрафи, визначені п. 90 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text:
до 15 календарних днів прострочення — 2% суми ПДВ;
від 16 до 30 календарних днів — 5%;
від 31 до 60 календарних днів — 10%;
від 61 до 365 календарних днів — 15%;
понад 365 календарних днів — 25%.

Якщо є можливість, краще зареєструвати РК у межах 18 календарних днів від дати його складання. Якщо ж РК фактично отримано пізніше, потрібно обов’язково фіксувати дату отримання та зберігати всі технічні підтвердження цього факту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!