Документальне оформлення та облік пального як додаткового блага

Надання пального працівникам для особистих потреб кваліфікується як додаткове благо. Така операція підлягає оподаткуванню ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта), військовим збором (5%) та нарахуванню ЄСВ (22%). Також підприємство зобов'язане нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ.

Податківці цілком можуть розцінювати цю операцію як реалізацію палива.

Адже п.п. 14.1.212 ПКУ під реалізацією пального передбачає будь-які операції з передачі (відпуску, відвантаження) пального на митній території України за плату або без такої, які передбачають передачу права власності або розпорядження.

Причому якщо немає доказу використання автомобіля в службових цілях, то і за ситуації, коли працівник сам заправив автомобіль, а ви йому відшкодовуєте вартість палива за чеком, є ризик, що податківці можуть і тут побачити операцію реалізацію палива.

Якщо ви передаєте пальне фізично (зі свого бака, каністрами або через власну АЗС), податківці наполягають, що:
Ви здійснюєте реалізацію пального.
Ви повинні бути зареєстровані як платник акцизного податку.
Місце зберігання пального стає акцизним складом.

https://7eminar.ua/news/13616-dodatkove-blago-koli-vinikaje-ta-yak-opodatkovuvati-pdfo-ta-vz

Для автоматизації процесу в BAS (наприклад, "BAS Бухгалтерія" або "BAS КУП") рекомендується такий алгоритм:

Налаштування нарахування: Створіть новий вид нарахування "Додаткове благо (пальне)". У налаштуваннях вкажіть категорію "Дохід у натуральній формі". Оберіть код доходу для 4ДФ — «126».
Документ «Дохід у натуральній формі»: Використовуйте цей спеціалізований документ для фіксації вартості пального. Програма автоматично розрахує ПДФО з коефіцієнтом та військовий збір без нього.
Нарахування зарплати: При розрахунку зарплати за місяць сума ЄСВ на це додаткове благо буде нарахована автоматично разом із загальним фондом оплати праці.
Списання ТМЦ: Списання самого пального з рахунку 203 проводиться документом «Списання товарів» або «Видача ТМЦ» на витрати (рахунок 949).
ПДВ: Нарахування компенсуючих зобов'язань оформлюється документом «Податкова накладна» з типом причини «13» або «04» (залежно від налаштувань) на підставі документа списання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!