Автоматичне списання коштів: чи потрібен авансовий звіт

Розглянемо Ваші питання:

1) Ні, складати авансовий звіт не обов’язково.

Авансовий звіт подається у разі (пп. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

• Якщо виникає оподатковуваний дохід (у такому разі у звіті бухгалтер має нарахувати ПДФО та військовий збір), наприклад:
  працівник не повернув надлишкові кошти;
  добові перевищили встановлений неоподатковуваний ліміт тощо.
• Якщо використано готівку понад суму добових (лист ДПС від 24.04.2023 №9882/6/99-00-24-03-03, далі – ІПК № 9882), причому незалежно від того, як вона отримана – готівкою з каси чи знята за допомогою платіжної картки.

Як передбачено пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт не складається, якщо працівник використовував корпоративний платіжний інструмент для безготівкових розрахунків або зняття готівки в межах суми добових, без виникнення оподатковуваного доходу.

2) Необхідні документи:

• виписка з банківського рахунку, що підтверджує списання коштів з КПК
• Інвойс;
• бухгалтерська довідка, що буде первинним документом, який підтверджує здійснення витрат і надання підприємству відповідних послуг (ст. 9 ЗУ Про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

3) Чи правомірна пряма проводка Дт 632 Кт 313

Ні, це методологічна помилка.

Навіть якщо паперовий авансовий звіт не подається, в обліку все одно має бути відображена роль підзвітної особи (директора), оскільки картка є іменною і за правовою природою це розрахунки через довірену особу.

В бухобліку:

• Дт 313/КПК Кт 311 — поповнення карткового рахунку.
• Дт 333 Кт 313/КПК — ініціювання платежу (списання банком).
• Дт 372 Кт 333 — кошти зараховано як підзвіт директора (на підставі виписки).
• Дт 632 Кт 372 — погашення заборгованості перед нерезидентом (на підставі інвойсу/бухдовідки).
• Дт 92 Кт 632 — визнання витрат на послуги.

«Корпоративна платіжна картка на підприємстві» https://7eminar.ua/news/13789-korporativna-platizna-kartka-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!