Списання витрат на відрядження: облік, аванс та повернення коштів

Перерахування коштів на корпоративну картку не є видачею авансу на відрядження, адже ці кошти досі належать підприємству – вони лише заблоковані на поточному рахунку. Аванс у відрядженого працівника виникає у момент зняття готівки або проведення безготівкової оплати з корпоративної картки.

Виходячи з цього тільки один працівник може скористатись корпоративною карткою для зняття своїх добових і проведення інших витрат у відрядженні.

Іншому працівнику можна перерахувати аванс на його особисту картку або видати готівкою з каси підприємства (принаймні на суму добових) або відшкодувати добові та інші витрати (за їх наявності) після повернення з відрядження – це не заборонено законодавством.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін висловив свою позитивну позицію ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується саме корпоративної картки. Отже тримач корпоративної картки (наприклад, директор) може оплатити витрати у відрядженні за себе і за іншого працівника, який разом з ним знаходиться у відрядженні: проїзд, проживання тощо. Це ж стосується і витрат на пальне, платні автодороги, паркування тощо.

Витрати у відрядженні з валютної корпоративної картки визнаються за курсом НБУ на дату проведення витрат з корпоративної картки згідно з п. 5 НП(С)БО 21 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00#Text).

Такі витрати мають бути документально підтверджені (чеки, рахунки, інвойси, тощо) та засвідчені банківською випискою.

Пальне оприбутковується на підставі чеків з АЗС і списується на витрати згідно з шляховими листами.

Якщо працівник витратив власні кошти у відрядженні і документально підтвердив ці витрати, їх можна відшкодувати після повернення з відрядження. Але витрати з корпоративної картки мають бути обов’язково документально підтверджені (крім добових), оскільки списання з корпоративної картки без підтвердних документів є невикористаним авансом на відрядження, який працівник має повернути.

Раді допомогти, звертайтесь ще!