Списання запчастин для авто: документи та процедури оформлення

Запчастини можна списати на витрати як витрати на поточний ремонт орендованого автомобіля на підставі внутрішніх первинних документів.

Оскільки орендований автомобіль використовується у господарській діяльності, витрати на заміну сайлентблоків можуть визнаватися витратами періоду як витрати на підтримання транспортного засобу в робочому стані, а не як поліпшення. Наймач зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані та нести витрати, пов’язані з його використанням (ст. 801 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Витрати на технічне обслуговування і ремонт, які не призводять до збільшення майбутніх економічних вигід, включаються до витрат звітного періоду (п. 15 НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text).

Для оформлення достатньо внутрішніх первинних документів. Спочатку доцільно скласти дефектний акт у довільній формі із зазначенням марки автомобіля, держномера, виявленої несправності (зношення сайлентблоків), причин ремонту та переліку необхідних запчастин. Такий акт підтверджує господарську необхідність придбання і використання деталей.

Придбані запчастини оприбутковуються як запаси на субрахунок 207 «Запасні частини» (Інструкція про застосування плану рахунків №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99). Підставою є накладна постачальника, фіскальний чек або документи за авансовим звітом, якщо придбання здійснювалося підзвітною особою. Первинні документи мають відповідати вимогам ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Після встановлення деталей оформлюється акт списання запчастин (акт використання/встановлення запчастин) у довільній формі. У ньому зазначають найменування запчастин, їх кількість, вартість, зміст операції (встановлення сайлентблоків на орендований автомобіль), дату та підпис директора. В акті доцільно зробити посилання на дефектний акт та документи, що підтверджують службове використання автомобіля — наказ про відрядження, подорожній лист чи інший документ внутрішнього обліку використання авто.

Сам факт, що директор виконав ремонт власноруч, не перешкоджає списанню, оскільки ремонт проведено господарським способом, а законодавство не вимагає обов’язкового залучення СТО для підтвердження таких витрат.

Проведення:

Оприбутковано запчастини — Дт 207 – Кт 631 (або 372)

Відображено податковий кредит (за наявності податкової накладної) — Дт 641/ПДВ – Кт 631

Списано запчастини на витрати — Дт 92 (або 93) – Кт 207

Рахунок 92 застосовується, якщо авто використовується для адміністративних поїздок, рахунок 93 — якщо поїздки пов’язані зі збутом.

Для підтвердження господарського характеру витрат доцільно мати документи, що фіксують саму поїздку, під час якої виникла потреба ремонту. Це важливо і для обґрунтування зв’язку витрат з господарською діяльністю відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!