Вибір між ПРРО та безкоштовним документообігом для ФОПів

Якщо оплата надходить виключно на рахунок за реквізитами IBAN, ПРРО може не застосовуватися. Працювати без ПРРО і без паперового друку документів можливо, але повністю без документального оформлення операцій - ні.

Якщо оплата здійснюється виключно шляхом банківського переказу на рахунок за реквізитами IBAN, без застосування платіжних карт через еквайринг чи інших розрахункових операцій, така оплата не є розрахунковою операцією у розумінні Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80, тому ПРРО не застосовується. У такому випадку фіскалізувати кожне надходження через ПРРО не потрібно.

Тому ваш другий варіант у частині роботи без ПРРО можливий, але не тому, що ніби саме через це обов’язково потрібно друкувати рахунки та підписувати з усіма акти чи видаткові, а тому - що мають бути належні документи, які підтверджують зміст операції, відповідність КВЕД і походження доходу.

Щодо друку паперових рахунків та підписання паперових актів або видаткових, обов’язку саме друкувати паперові документи немає. Первинні документи можуть бути електронними відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 та Закону про бухгалтерський облік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Для послуг можливо використовувати рахунок (інвойс), публічну оферту, електронний документообіг з КЕП/УЕП, а також договірні умови, де оплата є підтвердженням прийняття послуг. Це дозволяє не друкувати акти для кожного замовника на папері. Рахунок (інвойс) може виконувати функцію акта, якщо в ньому зазначено, що він є документом, який підтверджує надання послуг, і він оплачений. Це підтверджував Мінфін у своїх роз'ясненнях ( лист від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983).

Для реалізації поліграфічної продукції як товару треба мати документи, що підтверджують передачу товару (видаткові накладні), але вони також можуть бути електронними.

Тобто є третій варіант, крім двох зазначених вами: працювати без ПРРО (за оплатами лише IBAN) і без паперового документообігу, використовуючи електронні рахунки, оферту та електронні первинні документи.

Банківська виписка сама по собі підтверджує надходження коштів, але не завжди достатньо розкриває зміст операції, тому повністю відмовлятися від первинки не варто. В ашому випадку оптимальнм буде, щоб не фіскалізувати кожну оплату та не підписувати папери:

Надавти клієнтам реквізити виключно у форматі IBAN.
Сформувати Публічну оферту, де прописати, що оплата рахунку є фактом приймання-передачі продукції/послуг.
Використовувати електронні інвойси, які клієнт отримує на пошту або в месенджер. Якщо клієнт — юрособа, пропонуйте підписувати акти через ЕДО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!