Як правильно оформити договір оренди автомобіля для бізнесу

Давайте розглянемо Ваше питання:

Залежить від того, у кого берете в оренду - у ФОПа, юридичної чи звичайної фізособи:

1. Укладання договору оренди

• Оренда у юрособи або ФОП: письмова форма договору (ст. 799 ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n3863 .
• Оренда у звичайної фізособи: такий договір обов'язково має бути нотаріально посвідчений. Без печатки нотаріуса він вважається нікчемним, і Ви не зможете поставити витрати на оренду та пальне в залік (ст. 799 ЦКУ). Окрім цього, Ви в такому випадку виступаєте, як податковий агент. Утримуйте 18% ПДФО та 5% ВЗ із суми орендної плати та відображайте це у звіті 4ДФ (ознака доходу "127").

Що прописати в договорі:

• Всі дані машини - VIN, номери, рік
• Хто несе витрати на ремонт (звичайно дрібний ремонт платите ви, а серйозний - власник згідно зі ст. 776 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n3768 ).
• Обов'язково вкажіть, що автомобіль орендується без екіпажу (тобто без водія), інакше це вже буде договір про надання послуг перевезення.

Передача МАНа фіксується Актом приймання-передачі.

3. Дозвільна документація та ліцензії

Для перевезення власної продукції ліцензія на внутрішні перевезення зазвичай не потрібна (згідно зі ст. 9 Закону про ліцензуванняhttps://zakon.rada.gov.ua/laws/show/222-19#n166 ). Але у водія мають бути:

• Свідоцтво про реєстрацію ТЗ (оригінал).
• Тимчасовий реєстраційний талон (видається в СЦ МВС на строк дії договору оренди, що передбачено п. 16 Постанови КМУ № 1388 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1388-98-%D0%BF#n63 ). Це знімає всі питання патрульної поліції щодо Вашого права на керування.
• Належним чином оформлена ТТН (товарно-транспортна накладна), де Ваше ТОВ буде вказане і як відправник, і як перевізник.

4. Податки та звітність (форма 20-ОПП)

Протягом 10 робочих днів після підписання акта приймання-передачі Ви зобов'язані подати до податкової форму 20-ОПП, повідомивши про новий об'єкт оподаткування (автомобіль). У графі "стан об'єкта" вказуєте "орендується" (розд. VIII Порядку № 1588) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11#n1211 .

5. Облік пального та запчастин. Щоб легально списувати дизель на витрати виробництва (рахунки 23 або 91), Вам знадобляться:

• Наказ про встановлення норм витрат пального для даного МАНа.
• Подорожні листи (хоча типову форму скасували, Ви маєте вести свій внутрішній документ, який фіксує маршрут, пробіг та витрати пального для підтвердження зв'язку з господарською діяльністю згідно з п. 44.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 ).

Рекомендація «з досвіду». Не забудьте призначити наказом відповідальну особу за експлуатацію МАНа (водія) та провести йому інструктаж з охорони праці. Також, якщо МАН перевозитиме Вашу продукцію покупцям, обов'язково оформлюйте ТТН (Товарно-транспортні накладні). Без ТТН податкова може поставити під сумнів реальність реалізації Вашого товару.

Раді допомогти, звертайтесь ще!