Як правильно оформити акт і касові ордери при оплаті

Можна оформити один акт на загальну суму після повного надання послуг. Окремий акт на кожне внесення готівки не потрібен.

Оскільки оплата розбивається на декілька днів лише через готівкове обмеження, це не означає, що послугу потрібно ділити на кілька окремих господарських операцій. Акт наданих послуг доцільно складати один — на повну вартість послуг після їх завершення відповідно до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та ст. 901 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863.

Обмеження готівкових розрахунків між суб’єктами господарювання — не більше 10000 грн протягом одного дня — дотримується, якщо ФОП вносить кошти по 10000 грн протягом трьох днів, що відповідає Положенню про ведення касових операцій у національній валюті в Україні 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text.

У прибуткових касових ордерах перші внесення логічно оформлювати як попередню оплату з посиланням на договір.

У ПКО можна зазначати:
«Попередня оплата за послуги інкубації за договором №… від …» — для перших платежів.
«Остаточний розрахунок за послуги інкубації за договором №…» або із посиланням на акт — для останнього внесення.

Якщо за договором передбачено авансування, формулювання «попередня оплата» коректне. Якщо договором попередня оплата окремо не виділяється, можна на всіх ПКО писати «Оплата за послуги інкубації за договором №…», а останній платіж окремо не виділяти — це теж допустимо.

Окремі акти на кожну оплату потрібні були б лише тоді, якщо кожен платіж закриває окремий етап або окрему послугу, але з вашого опису це одна послуга і один акт.

Також слід врахувати вимоги Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80 щодо застосування РРО/ПРРО при готівкових розрахунках, якщо для вашої операції немає винятку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!