Правила заміни запчастин службового авто транспортним експедитором підприємства

Так, транспортний експедитор може власними силами здійснювати заміну запчастин на службовому автомобілі господарським способом, якщо виконання таких робіт передбачене його трудовими функціями або оформлене окремим розпорядчим документом керівника.

Законодавство не містить заборони на проведення ремонту чи технічного обслуговування транспортного засобу власними силами підприємства. Якщо працівник виконує такі роботи, доцільно, щоб це випливало з його посадової інструкції або було оформлено наказом керівника про проведення ремонту конкретним працівником. Це узгоджується з оформленням трудових функцій працівника та внутрішньою організацією господарської діяльності.

Документальне оформлення витрат має здійснюватися на підставі первинних документів відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Для підтвердження операції можуть оформлюватися доповідна або заявка про виявлену несправність, наказ керівника про проведення ремонту господарським способом, дефектний акт із фіксацією несправності та потреби у запчастинах, накладна-вимога на відпуск матеріалів, а після встановлення — акт списання запчастин довільної форми або за формою, затвердженою на підприємстві. Якщо підприємство застосовує власні форми первинних документів, їх доцільно затвердити наказом про облікову політику (Методичні рекомендації №635 https://zakon.rada.gov.ua/go/v0635201-13; Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17).

Витрати на заміну запчастин, якщо йдеться про підтримання автомобіля у робочому стані, відображаються як витрати періоду, а не капітальні інвестиції, відповідно до п. 15 НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text та пп. 30–31 Методичних рекомендацій №561 https://zakon.rada.gov.ua/go/v0561201-03. Якщо ж заміна призводить до поліпшення об’єкта, що збільшує майбутні економічні вигоди, застосовуються правила п. 14 НП(С)БО 7 щодо поліпшень.

Проведення:
Оприбуткування запчастин — Дт 207 – Кт 631
Списання запчастин на ремонт автомобіля — Дт 91 / 92 / 93 – Кт 207

Вибір рахунку витрат залежить від напряму використання автомобіля. Якщо транспортний засіб використовується у збутовій діяльності — може застосовуватися рахунок 93, для адміністративного використання — 92, для виробничих потреб — 91 (Інструкція про застосування Плану рахунків №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99).

Якщо заміна запчастини є звичайним ремонтом без зміни технічних характеристик транспортного засобу, додаткової перереєстрації не потрібно. Якщо ж заміна пов’язана з переобладнанням або зміною характеристик транспортного засобу, застосовуються вимоги п. 37 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 07.09.1998 №1388 https://zakon.rada.gov.ua/go/1388-98-%D0%BF (у разі заміни номерних запчастин)

Раді допомогти, звертайтесь ще!