Оплата витрат ФОП: з особистої картки чи рахунку

Давайте розглянемо Ваше питання:

Для ФОП на спрощеній системі оподаткування (3 група, 5%) порядок здійснення витрат має свої особливості, пов'язані з цільовим використанням банківських рахунків.

1. Використання рахунку ФОП для бізнес-витрат

Це найбільш правильний та безпечний варіант.
Згідно з п. 10 розділ І Постанови НБУ №162 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0162500-22#n12 та Розділу I Положення №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#n13 , поточні рахунки ФОП відкриваються саме для здійснення господарської діяльності. Оплата палива, запчастин, технічного обслуговування автомобіля, який використовується для вантажних перевезень, є прямими витратами Вашого бізнесу.

Чому варто платити з рахунку ФОП:

• Підтвердження діяльності: Згідно з п. 44.1 (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , платники податків зобов'язані вести облік на підставі первинних документів. Виписка з рахунку ФОП разом із паливними чеками або актами на запчастини є залізобетонним доказом того, що витрати понесені саме в межах підприємницької діяльності.
• Відсутність претензій щодо «зняття готівки»: Прямі безготівкові оплати постачальникам виглядають прозоро для фінансового моніторингу банків (Закон №361-IX).

2. Оплата з власної (особистої) картки

Це допустимо, але небажано.
Ви можете купувати запчастини як фізична особа, проте тут виникають ризики:

• Порушення вимог НБУ: Згідно з Постановою Правління НБУ № 162 від 27.12.2019 Розділ І, пункт 10, Фізична особа відкриває окремі рахунки для здійснення підприємницької, незалежної професійної діяльності та для власних потреб.. Хоча штрафів за це для ФОП безпосередньо в ПКУ немає, банк може заблокувати особисту картку через «нетипові операції».
• Проблеми з документами: Якщо Ви купуєте запчастини на особисту карту, у чеку/накладній Ви фігуруєте як «громадянин», а не «ФОП». Для 3-ї групи (5%) це не впливає на суму податку, але може викликати питання у податкової щодо правомірності використання палива та його списання, якщо Ви захочете довести реальність перевезень.

Резюме:

• Паливо та запчастини найкраще оплачувати з рахунку ФОП (або бізнес-карткою, прив'язаною до цього рахунку). Це легалізує використання автомобіля у бізнесі.
• Якщо платите з особистої карти - зберігайте чеки, але майте на увазі, що системне використання особистих коштів для бізнесу суперечить інструкціям НБУ щодо використання рахунків.(хоч і без особлиіих наслідків для вас).

Порада: Оформіть паливну карту на Ваш ФОП. Це дозволить отримувати акти звірки від АЗС, що буде найкращим підтвердженням витрат для будь-якої перевірки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!