Як правильно задокументувати здачу виручки іншою особою

Так, можна оформити — через ВКО на фактичну особу та розпорядчий документ керівника.

Для підтвердження того, що виручку до банку передала інша особа, а не бухгалтер, який був на роботі, необхідно належно оформити касові документи та внутрішній розпорядчий акт.

Відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text, керівник підприємства самостійно визначає перелік працівників, які мають право здійснювати касові операції, шляхом видання відповідного внутрішнього документа (п. 45, 45.1). Якщо особа зазвичай виконує такі функції лише у разі відсутності бухгалтера, але фактично бухгалтер був присутній, доцільно оформити окреме розпорядження керівника саме на цей день із зазначенням причини (наприклад, виробнича необхідність або особисті обставини).

Видача готівки для здавання до банку оформлюється видатковим касовим ордером (п. 29 Положення №148). У цьому ордері обов’язково зазначається саме та особа, яка фактично отримала кошти для їх здавання. Вона ж повинна поставити підпис у графі «Одержав» (п. 32 Положення №148). У підставі можна вказати: «Здача виручки до банку згідно з наказом №… від …».

Підтвердженням здачі коштів є банківський документ (квитанція), який додається до касових документів і підтверджує факт внесення готівки (п. 29 Положення №148). У ньому зазначається особа, яка фактично здійснила операцію.

Запис у касовій книзі здійснюється на підставі оформленого ВКО в день проведення операції (п. 40 Положення №148). При цьому відображається сума видатку без прив’язки до того, чи це бухгалтер чи інша уповноважена особа.

Якщо ВКО було оформлено на бухгалтера, але фактично гроші передавала інша особа, такий документ не підлягає виправленню — потрібно його анулювати та оформити новий (п. 32 Положення №148).

Особа, яка здійснює касові операції, повинна бути матеріально відповідальною, що передбачає укладення договору про повну матеріальну відповідальність (п. 45 Положення №148).

Раді допомогти, звертайтесь ще!