Витрати на семінар: оформлення, податки та ризики для компанії

Оформлювати відрядження не обов'язково.

Щодо формату заходу, підприємство може обрати один із двох підходів. Перший - це службове відрядження. У такому випадку застосовуються норми ст. 121 КЗпП України: працівникам компенсуються витрати на проїзд, проживання, а також виплачуються добові. Обов’язковими є накази на відрядження по кожному працівнику..

Другий варіант - оформлення заходу як навчання або семінару відповідно до ст. 6 Закону України «Про професійний розвиток працівників» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4312-17#n43. У цьому випадку підприємство виступає замовником послуг (тренінг, організація заходу), добові не виплачуються, а витрати обліковуються як витрати на господарську діяльність.

Для підтвердження ділової мети заходу важливо правильно оформити документи. У наказі, програмі та звіті слід уникати формулювань на кшталт «тімбілдінг» або «відпочинок» і натомість використовувати «навчання», «стратегічна сесія», «підвищення кваліфікації». Програма заходу має містити переважно робочі активності (наради, тренінги, аналіз показників), а у звіті варто зафіксувати конкретні результати - наприклад, розробку KPI або оцінку персоналу. Первинні документи повинні бути оформлені на підприємство.

З точки зору оподаткування, основний ризик полягає у можливому визнанні витрат додатковим благом працівників відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ. Якщо витрати не можна персоніфікувати (наприклад, оренда залу, кейтеринг у форматі «шведського столу», групове навчання), то об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором не виникає.

Натомість персоніфіковані витрати (зокрема залізничні квитки, де зазначено ПІБ працівника, проживання) у разі відсутності оформлення відрядження розглядаються як додаткове благо. У такому випадку вони підлягають оподаткуванню: ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 та військовим збором за ставкою 5%.

З метою уникнення від оподаткування безпечніше оформлювати відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!