Облік паливних витрат та укладення договору з АЗС

Оскільки у вас немає власної бочки (місця зберігання), схема роботи через АЗС за паливними картками — це найоптимальніший і найбезпечніший варіант. У цьому випадку ви купуєте не об'єм пального, який десь лежить, а право на отримання пального.

Оплата та отримання карток (скретч-карт/талонів)
Коли ви перераховуєте кошти АЗС, пальне ще не стає вашим фізично. Ви отримуєте дебіторську заборгованість та паливні картки (як інструмент доступу).

Дт 371 — Кт 311: Перерахування передоплати постачальнику за пальне.
Дт 644 — Кт 641/ПДВ: Податковий кредит (на підставі зареєстрованої податкової накладної).
Дт 08: Облік паливних карток (як бланки суворої звітності, якщо це передбачено вашою політикою, або просто на позабалансовому рахунку за номінальною вартістю/кількістю)

.
Заправка техніки на АЗС (Перехід права власності)
Саме в момент заправки пістолетом у бак трактора чи комбайна відбувається перехід права власності на пальне від АЗС до вашого господарства. Раз на місяць (або декаду) АЗС видає вам Видаткову накладну на фактично відпущене пальне.

Дт 203 — Кт 631: Оприбуткування пального (на підставі видаткової накладної та реєстру заправок за картками).
Дт 631 — Кт 371: Закриття авансу (залік заборгованості).
Важливо: Оскільки у вас немає власного складу (бочки), пальне не може "висіти" на субрахунку 203/Склад. Воно одразу має потрапляти на субрахунок 203/Пальне в баках техніки.

Списання пального на польові роботи
Списання проводиться на підставі Шляхових листів або Облікових листів тракториста-машиніста, де зафіксовано фактичні витрати на виконані гектари.

Дт 231 (Рослинництво) — Кт 203: Списання вартості пального на собівартість майбутнього врожаю (ярий ячмінь, соняшник тощо).

Відповідно до п.11 НПСБО 16 ВИТРАТИ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25

Нюанси щодо акцизу та ліцензії
Оскільки ви працюєте за схемою "АЗС -> Бак техніки":

Ліцензія на зберігання: Вам не потрібна, бо ви не зберігаєте пальне у власних ємностях. Бак техніки не вважається акцизним складом або ємністю для зберігання в розумінні ліцензування.

Акцизний склад: Ви не стаєте розпорядником акцизного складу, якщо заправляєте лише власну (або орендовану) техніку безпосередньо на АЗС.

Звітність: Вам не потрібно подавати довідки про обсяги залишків пального, оскільки у вас немає зареєстрованих

Висновок для вас як для бухгалтера:
Ваш облік будується за принципом: Гроші -> Дебіторка -> Пальне в баку -> Витрати виробництва.

| Операція | Дт | Кт | Документ | | :--- | :--- | :--- | :--- |

Оплата за пальне | 371 | 311 | Виписка банку |

Отримано накладну від АЗС | 203 | 631 | Видаткова накладна

Залік авансу | 631 | 371 | Бухгалтерська довідка

Списання на посівну | 231 | 203 | Обліковий лист тракториста

Раді допомогти, звертайтесь ще!