Ризики зміни прізвища ФОП при оформленні фінансових документів

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ситуація з невідповідністю прізвища у банківських документах та первинних актах після зміни даних у ЄДР створює певні технічні та податкові ризики, хоча юридично особа підприємця (та його ІПН) залишається незмінною.

Ризики для ФОП

1. Блокування операцій: Банк може заблокувати вхідні платежі або вихідні перекази, якщо під час обов’язкової актуалізації даних виявиться невідповідність між реєстром (ЄДР) та внутрішньою системою банку.
2. Недійсність КЕП: Якщо ви продовжуєте підписувати електронні документи (звітність, акти) старим ключем на старе прізвище, такі документи можуть бути визнані недійсними. Після зміни прізвища в ЄДР необхідно обов'язково отримати новий КЕП.
3. Анулювання ліцензій: Якщо у вас є ліцензії (наприклад, на роздрібну торгівлю алкоголем), неподання заяви про зміну прізвища у встановлений термін (зазвичай 1 місяць) може призвести до їх анулювання.

Ризики для контрагентів

• Заперечення витрат: Податкова під час перевірки може поставити під сумнів реальність операції, якщо в акті вказано нове прізвище, а в банківській виписці (платіжці) - старе. Хоча це вважається неістотним недоліком, це може стати приводом для запитів та додаткових пояснень.
• Ризик визнання виплати доходом фізособи: Якщо банківські реквізити не оновлені, контрагент-юридична особа при оплаті може випадково вказати невірні дані в звіті 4ДФ, що призведе до претензій щодо неутримання ПДФО та військового збору.

Рекомендації для мінімізації ризиків

• Документальне підтвердження: Надайте контрагентам копію нової Виписки з ЄДР та офіційний лист-повідомлення про зміну прізвища.
• Додаткові угоди: Рекомендується укласти додаткові угоди до чинних договорів, де зафіксувати зміну персональних даних.
• Тиск на банк: Отримайте від банку офіційну відповідь або скріншот техпідтримки про наявність "внутрішньої проблеми". Це буде вашим виправданням перед податковою у разі виникнення питань щодо виписок.
• Напишіть офіційну претензію на ім’я керівника відділення банку, посилаючись на ст. 11 Закону "Про запобігання та протидію легалізації...", та Закон № 361-IX (Про фінмоніторинг) ст. 8, вказавши, що банк порушує вимоги щодо актуалізації даних клієнта, що ставить під загрозу вашу господарську діяльність.
• Первинні документи: В актах виконаних робіт/наданих послуг обов’язково вказуйте нове прізвище (згідно з ЄДР), оскільки саме воно є актуальним на момент складання документа.

Нормативна база:

• Згідно зі ст. 10 Закону України № 755-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n403 , якщо відомості внесені до ЄДР, вони вважаються достовірними і можуть бути використані у спорі з третьою особою. Тобто ваші акти з новим прізвищем є юридично правильними, оскільки відповідають державному реєстру.
• Податковий кодекс України (ст. 66) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1554 : ФОП зобов'язаний повідомляти ДПС про зміну даних. Оскільки ДПС отримує дані з ЄДР автоматично, у базі податкової ви вже під новим прізвищем. Використання старого прізвища в платіжках може спричинити розбіжності при автоматичному зіставленні даних (наприклад, у звіті 4ДФ контрагента).
• Закон № 361-IX (Про фінмоніторинг): ст. 8 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/361-20#n217 вимагають від банку здійснювати належну перевірку клієнта та підтримувати актуальність документів. "Внутрішні проблеми" банку не звільняють його від обов’язку відображати актуальне прізвище клієнта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!