Документи для оренди легкового авто: що потрібно знати

Для оренди автомобіля у фізичної особи (зокрема керівника) обов’язковим є нотаріально посвідчений договір. Маршрутні (подорожні) листи також необхідні для підтвердження господарського використання авто, списання пального та уникнення додаткового оподаткування працівника.

https://7eminar.ua/news/2074-orenda-avtomobilya-u-pracivnika-oblik-i-opodatkuvannya

Згідно з Цивільним кодексом України, ч. 2 ст. 799, договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню. Оскільки керівник виступає як звичайна фізична особа (власник авто), недотримання цієї вимоги робить договір нікчемним.

Факт передачі автомобіля від фізособи до ТОВ має бути зафіксований актом. Це є підставою для початку нарахування орендної плати та взяття авто на позабалансовий облік (рахунок 01).

Необхідно видати наказ про використання орендованого автомобіля в господарській діяльності. У ньому слід зазначити:

мету використання авто;
особу, за якою закріплюється автомобіль (водія);
затверджені норми витрат пального;
затверджену форму первинного документа для обліку поїздок.

Хоча типову форму подорожнього листа скасовано, підприємство зобов’язане використовувати власну форму первинного документа для обліку пробігу та маршрутів (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9). Чому вони важливі:

Списання пального: Без підтвердження кілометражу та маршруту неможливо списати витрати на ПММ.
Податкові ризики: Якщо не довести, що авто використовувалося виключно у справах ТОВ, податківці можуть розцінити вартість пального та амортизації як додаткове благо керівника (Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 164.2.17), що тягне за собою нарахування ПДФО та військового збору.

Раді допомогти, звертайтесь ще!