Втрата трудової книжки: як правильно оформити нову на підприємстві

Доброго дня! Прийнято працівника 12.03.2026 за основним місцем роботи, але у нього немає трудової книжки (загубив), проте є попередньо трудовий стаж. Чи потрібно заводити нову трудову книжку на нашому підприємстві? Який перший запис робити?

ІК

Ірина, консультант

експерт

12.03.2026 | 22:40

Очікує відповідь

Не обов'язково.

Відповідно до ст.24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20260101#n141 - При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

- паспорт або інший документ, що посвідчує особу,

- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,

- у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я,

- відповідний військово-обліковий документ

- інші документи.

У разі відсутності трудової книжки працівник має надати витяг з реєстру застрахованих осіб.

Відповідно до п. 5.1 Інструкції №58 від 29.07.1993р https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text - Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Якщо працівник звернеться з вимогою завести дублікат трудової книжки, то роботодавець має це зробити.

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Разом з тим слід зважити на те, що зараз триває перехід на електронний облік трудової діяльності працівників, тобто на порталі ПФУ у працівника є електронна трудова книжка, яка наповнюється інформацією з Додатка 5 об'єднаної звітності. І саме з Додатка 5, який буде поданий у місяці прийняття на роботу, інформація про працевлаштування потрапить до електронної трудової книжки працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!