Як скласти акт і податкову накладну на простій

Оподаткування та документальне оформлення простою залежать від того, як він визначений у вашому договорі: як штрафна санкція чи як додаткова послуга. Нульова ставка ПДВ (0%) до понаднормативного простою не застосовується.

Якщо простій — це штраф: складається акт-претензія; ПДВ не нараховується, податкова накладна (ПН) не виписується.
Якщо простій — це послуга: складається акт наданих послуг; застосовується ставка ПДВ 20% (якщо ви є платником ПДВ); ПН виписується за ставкою 20%.

Згідно зі статтею 920 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4379 відповідальність за порушення зобов'язань за договором перевезення визначається домовленістю сторін.

Якщо в договорі простій прописаний у розділі «Відповідальність» як компенсація за затримку або штраф, то такий платіж не є об'єктом оподаткування ПДВ. Відповідно до Податкового кодексу України, п. 188.1, до складу договірної вартості не включаються суми штрафів та/або пені.

Якщо простій визначено як «послугу з очікування» або «додаткове надання транспорту», він розцінюється як допоміжна операція. ТОбто, така операція є об'єктом оподаткування як послуга.

Але нульова ставка до такої послуги не не застосовується. Адже нульована ставка ПДВ застосовується виключно до послуг з міжнародного перевезення, що підтверджені єдиним міжнародним перевізним документом (CMR, СМГС тощо), згідно з пп. «а» пп. 195.1.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4640.

Понаднормативний простій не є частиною самого перевезення. Якщо він кваліфікується як послуга, то місцем її постачання згідно з Податковим кодексом України, п. 186.4 є місце реєстрації постачальника (Україна). Тому застосовується основна ставка 20%, навіть якщо простій стався за кордоном.

Форма акта залежить від обраного варіанта в договорі.

Для штрафу: Оформіть Акт про простій (довільної форми), де зафіксуйте час прибуття, час фактичного звільнення авто та розрахунок суми збитків/штрафу згідно з пунктом договору. Також можна виставити Акт-претензію. У документі обов'язково вкажіть: «Без ПДВ».

Для послуги: Оформіть звичайний Акт наданих послуг. У номенклатурі зазначте: «Послуга з надання транспортного засобу під додаткове очікування згідно з Договором №...». Уникайте слів «штраф», «вина» або «порушення».

Щодо оформлення ПН. якщо простій розглядаєтьяс як допоміжна послуга:

Ставка: 20%.
Код послуги (гр. 3.3): Зазвичай використовується код 52.29 (Інша допоміжна діяльність у сфері транспорту) або код основного перевезення (наприклад, 49.41).

ПН складається за правилом «першої події» (або дата підписання акта, або дата отримання оплати за простій).

Раді допомогти, звертайтесь ще!