Ключові моменти сканування трудових книжок та супутніх документів

При скануванні трудових книжок головне — зробити якісні кольорові скани всіх заповнених сторінок та подати їх через портал ПФУ разом із документами, що підтверджують стаж (за потреби).

Відомості про трудову діяльність подаються до Пенсійного фонду відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України №11-1 від 12.03.2021. Цей порядок передбачає, що роботодавець або працівник можуть подати електронні копії документів, які підтверджують трудовий стаж.

Основні вимоги до сканування такі. Скан-копії мають бути кольоровими та виконаними з оригіналів документів. Формат файлів — PDF або JPG. Документи повинні бути чіткими, щоб можна було прочитати всі записи, печатки, підписи, серії та номери бланків. Рекомендована роздільна здатність — приблизно 300 dpi. Файли завантажуються на вебпортал Пенсійного фонду України та підписуються кваліфікованим електронним підписом.

У трудовій книжці потрібно сканувати всі заповнені сторінки. Обов’язково сканується титульна сторінка з персональними даними працівника. Далі — сторінки з розділу «Відомості про роботу», а також сторінки з відомостями про нагородження або заохочення, якщо вони заповнені. Якщо у книжці є вкладиш, його також потрібно сканувати. Порожні сторінки зазвичай не подаються.

Крім самої трудової книжки, можуть знадобитися інші документи, які підтверджують періоди стажу. Це передбачено Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України №637 від 12.08.1993. До таких документів можуть належати дипломи або інші документи про освіту (якщо навчання зараховується до стажу), військовий квиток або довідка про проходження військової служби, свідоцтва про народження дітей для підтвердження періодів догляду за дитиною, а також документи про зміну прізвища (наприклад, свідоцтво про шлюб), якщо дані у документах відрізняються.

Подання здійснюється через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Роботодавець входить у кабінет за допомогою КЕП, обирає сервіс подання відомостей про трудову діяльність, заповнює дані працівника та завантажує скан-копії документів. Після перевірки Пенсійний фонд вносить інформацію до електронного реєстру трудової діяльності.

Після того як дані про трудову діяльність внесені до реєстру, паперова трудова книжка зберігається у працівника, а записи до неї вносяться лише за його вимогою відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Раді допомогти, звертайтесь ще!