Правила ведення трудових книжок у випадку їх втрати

Співробітник при влаштуванні на роботу у 2018 році не надав трудову книжку у зв'язку із втратою, наше підприємство завело нову книжку з позначкою про прийняття на роботу.Перший запис у новій трудовій книжці – день прийняття на роботу на нашому підприємстві.
Запитання:
1. Чи правильно ми заповнили початок трудовий
2.Ми повинні оцифрувати нову трудову з 2018р.
3. Як бути з попереднім стажем
4. Якщо ми не оцифруємо книжку, які наслідки для працівника

НК

Наталя, консультант

експерт

05.03.2026 | 12:12

Очікує відповідь

При втраті трудової книжки працівнику мали видати дублікат.

В розд 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників №58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text зазначено, що в такому випадку в новій трудовій книжці в правому верхньому кутку першої сторінки зазначається напис "Дублікат".

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо працівник не надав підтверджуючих документів про попередній стаж - заповнюйте ТК лише за вашими даними.

Рекомендую зазначити в ТК напис "Дублікат" на першій сторінці й далі її відсканувати та передати дані в ПФУ.

Щодо попереднього стажу- працівник має самостійно наводити довідки за попередні періоди. Частина даних може враховуватись в стаж за даними звітів попередніх роботодавців.

Раді допомогти, звертайтесь ще!