Оформлення привітання жінок на 8 березня: документи та облік

Найбезпечніше оформити привітання з 8 березня як корпоративний захід (фуршет) для колективу, без персонального дарування алкоголю, що дозволяє уникнути необхідності ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем і не створює оподатковуваного доходу працівниць.

Передача шампанського працівницям у вигляді індивідуальних подарунків фактично прирівнюється контролюючими органами до роздрібної реалізації алкоголю. Така діяльність потребує ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями відповідно до Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text. Тому більш безпечним варіантом є використання придбаних напоїв і частувань під час святкового заходу для працівників (фуршету), тобто для власного споживання підприємством у межах організації корпоративної події.

Документальне оформлення повинно підтверджувати, що витрати здійснені саме на захід, а не на персональні подарунки. Для цього доцільно підготувати наказ керівника про проведення корпоративного заходу, де зазначити мету — підтримання корпоративної культури, мотивацію персоналу та святкування Міжнародного жіночого дня. Також складають програму або план заходу, кошторис витрат на придбання квітів, кондитерських виробів та напоїв, первинні документи на придбання (накладні, фіскальні чеки) та акт списання товарів після проведення заходу. Первинні документи повинні містити всі обов’язкові реквізити, передбачені законодавством про бухгалтерський облік (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text; Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17).

Ключовим є відсутність персоніфікації отриманих благ. Якщо неможливо визначити, яка саме працівниця спожила конкретну частину частування або отримала певний товар, вартість таких витрат не включається до оподатковуваного доходу фізичних осіб. У такому випадку не виникає об’єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором відповідно до положень Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, а також не виникає база для нарахування єдиного внеску (Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17). Якщо ж витрати були б персоніфіковані (наприклад, кожній працівниці видали подарунок під підпис), їх вартість могла б розглядатися як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням. Припустимо, вартітсь негрошових подарунків у розмірі до 2 161,75 не опдатковується, але ЄСВ нараховувалося б, але це не головне - головне , що у складі подарунку пляшка алкоголю, що повністю виключає такий варіант.

Щодо ПДВ, при придбанні квітів, цукерок та напоїв підприємство має право сформувати податковий кредит за умови наявності зареєстрованої податкової накладної. Однак якщо придбані товари використовуються в операціях, що не є господарською діяльністю підприємства, необхідно нарахувати податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України. База оподаткування визначається виходячи з вартості придбання таких товарів (Податковий кодекс України).

У бухгалтерському обліку придбані товари спочатку відображаються як запаси, а після проведення заходу списуються на витрати підприємства. Облік здійснюється відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text та Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Проведення:
Придбано квіти, цукерки та алкоголь – Дт 209 – Кт 631

Відображено податковий кредит з ПДВ – Дт 641 – Кт 631

Списано витрати на проведення корпоративного заходу – Дт 949 – Кт 209

Нараховано компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ (п. 198.5 ПКУ) – Дт 949 – Кт 641

З практичної точки зору доцільно оформити квіти як елемент оформлення офісу до святкового заходу, а кондитерські вироби та напої — як забезпечення святкового фуршету для колективу. Такий підхід дозволяє підтвердити, що товари використані в межах корпоративного заходу, а не передані конкретним працівникам у вигляді індивідуальних подарунків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!