Обов'язковість оформлення подорожнього листа для вантажного автомобіля

Подорожній лист для вантажного автомобіля не є обов’язковим документом для пред’явлення поліції, але він є необхідним як первинний документ для обліку роботи авто та списання пального. Типової обов’язкової форми немає, журнал реєстрації законодавством не вимагається.

Відповідно до ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14 водій повинен мати при собі визначений перелік документів на перевезення, і подорожній лист до цього переліку не входить. Аналогічно, ст. 16 Закону України «Про дорожній рух» не містить вимоги щодо обов’язкової наявності подорожнього листа при перевірці на дорозі.

Разом з тим, для цілей бухгалтерського обліку використання автомобіля у господарській діяльності повинно підтверджуватись первинними документами. Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити (назву документа, дату, зміст операції, одиницю виміру, підписи відповідальних осіб тощо). Саме подорожній лист зазвичай є документом, що підтверджує маршрут, пробіг та витрати пального.

За відсутності належного первинного документа витрати на ПММ можуть бути визнані не пов’язаними з господарською діяльністю, що впливатиме на податок на прибуток (пп. 134.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) та може призвести до кваліфікації використання пального як додаткового блага працівника згідно з пп. 164.2.17 ПКУ з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5% (п. 167.1 ПКУ, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Типові форми подорожніх листів скасовані, тому підприємство розробляє власну форму з урахуванням вимог ст. 9 Закону № 996. Форму та порядок її застосування доцільно затвердити наказом керівника або в обліковій політиці.

Обов’язку вести журнал реєстрації подорожніх листів чинним законодавством не встановлено. Проте підприємство може запровадити такий журнал внутрішнім наказом для контролю документообігу та збереження первинних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!