Нарахування резерву за боргом: облік та списання витрат

Обов'язок формування такого резерву залежить не від обсягу доходу, а від категорії вашого підприємства чи добровільного рішення.

Мікропідприємства можуть не формувати ці резерви/забезпечення, якщо таке рішення закріплено в їхній обліковій політиці п. 7 р. І НПСБО 25 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0161-00#n15
Тому якщо ви по Закону про бухоблік належите до категорії мікро, то ви можете і далі працювати без створення резервів.

Якщо ж такі резерви ви формуєте, то в такому випадку він буде включати лише сумнівну та безнадійну заборгованість. Сумнівною є заборгованість, щодо якої існує впевненість, що контрагент коштів вже не сплатить. Цей "ризик сумнівності" ви визначаєте самостійно. Наприклад, контрагент і раніше затримував оплати, не відповідає на повідомлення, є свідчення, що він призупинив діяльність і поки не працює тощо.

Тому якщо ви сумніваєтесь в погашенні, то таки резерв можете створити.

Критерії безнадійної заборгованості визначені в пп.14.1.11 ПКУ.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256
Зокрема - це така, за якою минув строк позовної давності, а в міжнародному праві такий строк зазвичай становить не менше 4 років. Тому і списати таку заборгованість ви можете лише тоді за власним рішенням, коли такий строк мине. Або в разі прощення боргу, про що буде укладено окрему доп.угоду.

Тому якщо ваш контрагенти потрапляють під такі сумнівні, то ви окремо створюєте під них резерв сумнівних боргів.
Створення резерву буде відображатися проводкою Дт 944 - Кт 38. В податковому обліку це збільшуюча різниця
Подальше списання за рахунок створеного раніше резерву - Дт 38 - Кт 36

Суму такого створеного резерву ви відображаєте в рядку 2.1.2 Додатка РІ. А списання подальше за рахунок створених раніше резервів - в рядку 2.2.3.
Але щодо дати списання - тут потрібно відповідно до умов договору визначити, коли почався відлік строку давності і за законодавством якої країни він обліковується. І лише після його спливу ви можете провести списання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!