Облік ПДВ для послуг ФОП, зареєстрованого в Польщі

ФОП повинен надати довідку про статус податкового резидента для уникнення від подвійного оподаткування.
Так як вашим контрагентом є ФОП, а не юридична особа, то по відношенню до нього ви виступаєте податковим агентом (п.170.10.1 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965.
Тому на вас поширюється обов'язок утримання та сплати ПДВ та ВЗ з цих доходів.
При цьому, для уникнення подвійного оподаткування вам потрібно отримати від польського ФОП довідку, що підтверджує його статус резидента Польщі. Ця довідка є підставою для звільнення від оподаткування в Україні на підставі п. 103.2, п. 103.4 ПКУ. Така довідка повинна бути видана в поточному році, коли здійснюється така виплата.

Так як між Україною та Республікою Польща є чинна Конвенція про уникнення подвійного оподаткування https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/616_168#o142, такі доходи польського ФОПа підпадають під ст.14 (незалежні особисті послуги) та оподатковуються прибутковим податком лише в Польщі). В разі відсутності довідки про підтвердження резидентського статусу або відмовою ФОПа її надати, ви повинні утримати 18% ПДФО в повному обсязі з суми нарахованого доходу.

Але вказана конвенція не передбачає "взаємозалік" військового збору, адже такий податок існує лише в Україні, то при виплаті такого доходу ви повинні будете утримати 5% військового збору на загальних підставах та перерахувати їх в бюджет.
Таку думку озвучують і податківці в своїх роз'ясненнях.
https://zak.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-931133.html

Такий військовий збір утримуєте і перераховуєте в бюджет на момент нарахування (виплати) в залежності від того, яка подія відбулася першою: надання послуг чи передплата. Такий обов'язок зазначений в ст.164.4 ПКУ.

Щодо звітності, то формально ви повинні відобразити такі нарахування та виплати фізичним особам в додатку 4-ДФ за загальними правилами. Але для цього потрібно, щоб такий ФОП отримав український ідентифікаційний код. Відповідно, у вашого директора такий ідентицікаційний код саме український є.

Щодо податку на репатріацію, то такі виплати під нього не потрапляють. Адже він передбачений для юридичних осіб. У випадку фізичної особи якраз таким "замінником" є ПДФО, про який писали вище.

Також при сплаті саме за послуги з розробки макетів варто звернути увагу на ПДВ.Так як відповідно до ст. 186.3 ПКУ місце постачання таких послуг визначається за місцем реєстрації отримувача. Тобто, на території України.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4496. Скоріше за все такі ваші послуги будуть класифікуватися як інших послуг у сфері інформатизації, у тому числі з використанням комп'ютерних систем.

Тому ви як платник ПДВ повинні скласти та зареєструвати податкову накладну з типом причини 14 на такі отримані від нерезидента послуги. Своєчасно зареєстрована ПН буде одночасно слугувати вам і податковим кредитом (ст.208 ПКУ), якщо ви є платником ПДВ.

Також врахуйте, що такий директор не може одночасно підписувати договори чи акти сам з собою, адже в разі перевірки такі документи визнають недійсними. Тому підписантом з боку компанії повинна бути інша особа.
Також є ризик того, що якщо такий директор продовжує залишатися податковим резидентом України, то такі отримані доходи з іноземних джерел (а доходи поьського ФОП - це фактично іноземні доходи), повинен буде задекларувати в Україні як громадянин.

Раді допомогти, звертайтесь ще!