Порядок документального оформлення витрат на відрядження за кордон

Добрий день! Підприємство відрядила працівника у Польшу для виконання завдання , від приймаючої сторони команії отримано Запрошення.
1. було видано наказ на відрядження. 2. перераховані кошти для відрядження. Після повернення працівника з відрядження відмітки в паспорту про перетину митниці не проставлені. працівник надав залізничний квиток з Польщі до України. Прошу надати пояснення, чи можно затрати віднести в податковому обліку на расходи. Якими документами необхідно користуватися для звіту расходів на відрядження за кордон.

АК

Антон, консультант

експерт

12.02.2026 | 16:03

Очікує відповідь

На нашу думку зазначених у питанні документів (запрошення, квиток) достатньо для підтвердження факту перебування у відрядженні.

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами для виплати добових будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.

На підставі наказу про відрядження, запрошення та квитка працівнику відшкодовуються добові, а також власне вартість квитка. Ці документи вже є підставою для відображення в обліку витрат на відрядження, але за бажанням підприємства можна скласти також авансовий звіт.

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) "авансовий звіт" в обов’язковому порядку складається тільки у двох випадках:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У інших випадках авансовий звіт не складається або складається за добровільним рішенням підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!