Відрядження за кордон: облік добових та звітність працівника

Компанія резидент Дія Сіті (ПнВК) відправляє працівника у відрядження за кордон. Добові на відрядження за кордон встановлені в розмірі 80 Євро за добу. Компанія виплачує аванс в розмірі добових (5 дн., 400 євро) в гривні на особистий картковий рахунок працівника по курс НБУ на дату виплати. Інші витрати покриє приймаюча сторона. Якщо інших витрат не виникало, чи є необхідність звітуватись працівнику по такому відрядженню. За яким курсом компанія має провести в обліку виданий аванс (добові). Якщо треба перераховувати по іншому курсу і виникає надлишок або заборгованість по авансу, які можливі дії?

АК

Антон, консультант

експерт

12.02.2026 | 15:21

Відповідь надано

Треба порахувати добові у гривні за курсом НБУ на дату звітування працівника за відрядження і, врахувавши виданий гривневий аванс, доплатити працівнику залишок або він має повернути зайво виплачену суму авансу.
Гривневий аванс на відрядження є саме гривневим авансом, який у виплаченій сумі має бути вирахуваний із загальної суми підтверджених витрат у відрядженні та добових, визначених у валюті, за курсом НБУ на дату затвердження звіту працівника після повернення з відрядження (ЗІР-роз’яснення: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43511).

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами для виплати добових будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.

Якщо доказів перебування у відрядженні немає, повна сума добових стає оподатковуваним доходом працівника: ПДФО 18% з коефіцієнтом 1,219512 і ВЗ 5% без коефіцієнта. ЄСВ не виникає в будь-якому разі, адже добові без обмеження їх розміру не є базою нарахування ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) "авансовий звіт" в обов’язковому порядку складається тільки у двох випадках:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У інших випадках авансовий звіт не складається або складається за добровільним рішенням підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!