Необхідність договору для електронного документообігу перед відправленням накладних

Додаткова угода про перехід на електронний документообіг Зразок є, але:

Ні, укладати окремий договір про електронний документообіг (ЕДО) перед надсиланням видаткових накладних через МЕДОК не обов’язково.

Передача первинних документів у електронній формі з накладеним електронним підписом регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV та Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. Згідно з частиною другою статті 9 Закону № 996 (у редакції Закону № 2435-IX від 19.07.2022), первинні документи, створені в електронній формі програмними засобами інформаційно-комунікаційної системи та підписані електронним підписом, є повноцінними підставами для обліку.

Жодна норма законодавства не вимагає укладення окремого договору про ЕДО для обміну первинними документами (зокрема, видатковими накладними) між платниками. Також не потрібно видавати окремий внутрішній наказ на підприємстві про визнання таких електронних документів — оскільки це прямо визначено в законі, а його невизнання суперечило б нормам Закону про бухоблік.

Інша ситуація з електронними договорами. Хоча Закон № 851 не зобов’язує погоджувати можливість електронного підписання окремим договором, частина третя статті 207 Цивільного кодексу України передбачає, що використання електронного підпису при укладенні договорів можливе або в порядку, встановленому законом, або за письмовою згодою сторін. Саме тому у випадку підписання договорів через системи на зразок M.E.Doc, «Вчасно» або інші сервіси, існує певний ризик щодо визнання таких договорів, якщо відсутня попередня домовленість про використання ЕЦП. Саме тому, для підписання договорів, доцільно укласти договір про ЕДО або хоча б додати відповідне положення в основний договір між сторонами.

Замість окремого наказу про електронний документообіг, можливість його застосування може бути прописана у Положенні про організацію бухгалтерського обліку або іншому розпорядчому документі підприємства (ст. 8 Закону № 996).

Отже, видаткові накладні можна надсилати без попереднього договору про ЕДО, якщо вони підписані кваліфікованим електронним підписом. Договір про ЕДО є доцільним лише в контексті укладення господарських договорів у електронній формі, але не є вимогою для первинних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!