Чи потрібен договір на електронний документообіг та наслідки

Окремий договір про електронний документообіг укладати не обов’язково, а відсутність такого договору сама по собі не тягне негативних податкових чи бухгалтерських наслідків, якщо електронні документи підписані КЕП.

Законодавство не встановлює обов’язку укладати окремий договір про електронний документообіг для того, щоб первинні документи, обміняні в електронному вигляді, мали юридичну силу. Електронні документи, створені та підписані кваліфікованими електронними підписами сторін, визнаються оригіналами і прирівнюються до паперових документів з власноручними підписами (ст. 5, ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV; ст. 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII).

Те, що акти та видаткові накладні надсилаються і підписуються через сервіси M.E.Doc або «Вчасно», за відсутності окремого договору про ЕДО, не порушує вимог законодавства, якщо такі документи містять усі обов’язкові реквізити первинних документів і підписані КЕП обох сторін. Для цілей бухгалтерського обліку такі документи є належними первинними документами (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV), а для податкового обліку — підтверджують господарські операції на загальних підставах (п. 44.1 Податкового кодексу України).

Наслідків у вигляді штрафів чи визнання документів недійсними лише через відсутність окремого договору про електронний документообіг законодавством не передбачено. Водночас питання доказування домовленості сторін щодо способу обміну документами може виникати виключно у цивільно-правових спорах, але не впливає на дійсність самих електронних документів, підписаних КЕП.

Договір про електронний документообіг, якщо сторони вирішать його укласти, може бути підписаний в електронній формі. Електронний договір, підписаний кваліфікованими електронними підписами сторін, вважається укладеним у письмовій формі та має таку саму юридичну силу, як і паперовий (ч. 1 ст. 205, ст. 207 Цивільного кодексу України; ст. 11 Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII). Паперова форма для такого договору не є обов’язковою.

Раді допомогти, звертайтесь ще!