Орендоване авто: як правильно сплатити та відобразити в 4-ДФ

За лютий 2026 року орендну плату потрібно нарахувати пропорційно періодам дії старої та нової ставки, і саме цю нараховану суму слід показати в додатку 4-ДФ за кодом 127. А в колонці 3 - фактично спалчену суму.

Якщо умовами договору передбачено зміну розміру орендної плати з 09.02.2026, то за лютий орендна плата має бути визначена пропорційно календарним дням користування автомобілем за кожною ставкою. За період з 1 по 8 лютого застосовується попередній розмір орендної плати, а за період з 9 лютого по кінець місяця — новий розмір. Такий підхід відповідає загальним принципам нарахування доходу за фактичний період користування майном і умовам цивільно-правового договору (ст. 762 Цивільного кодексу України).

Те, що підприємство сплачує аванс на початку поточного місяця, не змінює порядку визначення доходу фізичної особи для цілей оподаткування. Для ПДФО і військового збору вирішальним є факт нарахування доходу за відповідний місяць, а не лише дата його виплати (пп. 164.1, п. 168.1 Податкового кодексу України). Тому навіть якщо у лютому був сплачений аванс однією сумою, нарахування орендної плати за лютий потрібно зробити з урахуванням зміни оплати з 09.02.2026.

У додатку 4-ДФ за лютий 2026 року за ознакою доходу «127» відображається загальна сума орендної плати, нарахована фізичній особі за лютий, розрахована пропорційно дням за старою і новою ціною. У цьому ж рядку показуються суми утриманого ПДФО та військового збору з такої нарахованої суми (колонки 3а,4а та 5а). Фактично спалчені суми та фактично переразовані в лютому податки - відповідно в колонках 3,4 та 5.

Авансова виплата, якщо вона перевищує або не збігається з фактично нарахованою сумою за лютий, вплине вже на розрахунки між сторонами, але не змінює базу відображення нарахованого доходу у 4-ДФ за цей місяць.

Раді допомогти, звертайтесь ще!