Правила верифікації КЕП: документи, реєстри та ризики ідентифікації

Відповідно до ст.18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249 та Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41, кваліфікований електронний підпис (КЕП) має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, за умови його належної перевірки.

Для забезпечення належної ідентифікації працівника та уникнення ризиків при перевірках Держпраці, підприємству необхідно розробити внутрішній порядок використання та верифікації КЕП. Цей порядок може бути затверджений наказом керівника та включати положення про обов'язкову перевірку чинності сертифіката відкритого ключа КЕП на момент підписання електронного документа.

Перевірка КЕП повинна здійснюватися з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249 за допомогою кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг або через відповідні державні сервіси, такі як портал Дія.

Хоча скріншот квитанції про перевірку підпису на порталі Дія може слугувати доказом факту перевірки, для системного підходу та мінімізації ризиків рекомендується вести внутрішній реєстр сертифікатів КЕП працівників, що міститиме інформацію про власника, строк дії сертифіката та дату останньої перевірки. Такий реєстр, разом з внутрішнім положенням про електронний документообіг, забезпечить прозорість та підтвердження належної ідентифікації підписувачів для контролюючих органів, зокрема Держпраці.

Важливо також забезпечити зберігання електронних документів та пов'язаних з ними даних про КЕП протягом встановлених законодавством строків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!