Компенсація витрат на паливо: оформлення та звітність для агентів

Вітаю! Працюємо з ФОП на умовах Агентських дог-рів.
3.1.1 за письмовим зверненням Комерційного агента компенсовувати всі письмово погоджені витрати, які пов’язані з виконанням умов цього Договору (у тому числі витрати на поїздки по Території
На практиці ми щодня погоджуємо службовими записками суму витрат на паливо, виплачуємо її. Агент надає чек після придбання пального.
Вкінці місяця це все підсумовуємо, оформляємо Акт вик. робіт з таким формулюванням: Компенсація транспортних витрат (за жовтень 2025 р.)
Чи формувати Звіт комерційного агента(дата,сума чеку)як підставу для витрат?
Нюанс,що це пальне,яке списується за нормами. АЛЕ вони їздять власними авто.
Як в себе оформити ці витрати ?

ОК

Ольга, консультант

експерт

09.02.2026 | 12:32

Очікує відповідь

Наскільки ми зрозуміли, Ви оприбутковуєте у себе в обліку пальне за чеками, наданими Агентами. На нашу думку, цього робити не потрібно.

Відповідно до ст. 1011 ЦК (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4748) за договором комісії одна сторона (комісіонер) бере на себе зобов’язання за дорученням іншої сторони (комітента) за плату вчинити один або кілька правочинів від свого імені, але за рахунок комітента. У результаті виконання своїх зобов’язань комісіонер має право на комісійну винагороду, розмір якої зафіксовано в договорі комісії.

Разом з винагородою маєте відшкодувати агенту витрати, пов’язані з виконанням зобов’язань за договором (ст. 1024 ЦКУ).

Тому можна розподілити загальний платіж агенту на два: відшкодування витрат та оплату послуг. Склад додаткових витрат, які за необхідності відшкодовуватиме агенту, варто обумовити в договорі.

Для відшкодування додаткових витрат Агент після виконання своїх зобов’язань за договором комісіонер подає Звіт (ст. 1022 ЦКУ). До звіту звичайно додаються підтверджуючі документи (наприклад, чеки на придбання палива).

Відшкодування витрат на підставі таких Звітів: Дт 93 Кт 685; Дт 685 Кт 311.

Раді допомогти, звертайтесь ще!