Якщо працівник для оплати витрат користується карткою іншого підприємства, Вашого підприємства вони не стосуються, тобто Ви маєте відшкодувати тільки добові.

При цьому необхідно врахувати, щоб за кожен день закордонного відрядження за курсом НБУ на відповідну дату (кожен окремий день) сума добових не перевищувала еквівалент 80 євро (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041). Якщо перевищення буде, із суми перевищення утримується ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта).

Також врахуйте, що згідно з пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Для того, щоб добові не були визнані оподатковуваним доходом працівника, проконтролюйте наявність відповідних документів, що будуть доказами перебування у відрядженні.

Якщо документальних доказів не буде, то вся сума добових стане оподатковуваним доходом працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!