Відрядження оформлюється наказом. У наказі про відрядження зазначайте:

• пункт призначення;


• назву організації, куди відряджається працівник;


• тривалість відрядження (дати вибуття та прибуття);


• мету поїздки та завдання (за потреби).

У наказі також зазначайте інші ключові моменти, зокрема, вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, за потреби зазначте, що працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні дні.

Відповідно до п.16.2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника;

б) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з відповідної держави має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Норми Інструкції №59 для небюджетних підприємств носять рекомендаційний характер. Небюджетні підприємства мають право передбачити у внутрішньому положенні про відрядження норми, що на відрізку маршруту по Україні працівнику виплачуються добові як для відряджень по Україні, а після перетину кордону України – як для закордонних відряджень. А можуть і те, що добові за всі дні закордонного відрядження потрібно виплачувати як для закордонних відряджень

Якщо працівник постійно у рейсі, можна встановити надбавку за роз'їзний характер роботи і не оформлювати відрядження. При цьому слід керуватися нормами постанови КМУ від 31.03.99 р. № 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/490-99-%D0%BF#Text .

Граничний розмір надбавки працівникам за день не може перевищувати граничні норми витрат, установлених Кабінетом Міністрів України для відряджень у межах України – 864.70 грн за день роботи. На відміну від звичайних добових, які не оподатковуються в межах 864,70 грн за добу по Україні в 2026 році, надбавка оподатковується. З неї утримується ПДФО та ВЗ. ЄСВ не нараховують (п.10 розд.І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затвердженому Постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#o14).

Якщо специфіка господарської діяльності передбачає постійні поїздки, є сенс зазначити це в посадових інструкціях і трудовому договорі із працівником. В такому разі можна встановити надбавку у відсотках до посадового окладу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!