ПДВ: Чи потрібна компенсуюча накладна на витрати підприємства

Для господарських товарів (миючі засоби, лампочки, інвентар) нараховувати компенсуючі податкові зобов'язання (ПЗ) зазвичай не потрібно, оскільки вони використовуються в межах господарської діяльності. Для продуктів (чай, вода, кава) нарахування ПЗ залежить від того, чи включена їхня вартість до собівартості товарів/послуг, які ви реалізуєте.

Використання господарських товарів (миючі, лампочки, інвентар) товарів для утримання офісу та складу безпосередньо пов'язане з господарською діяльністю підприємства. Адже згідно зі ст. 153 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n871 та ст. 6 Закону «Про охорону праці» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2694-12#n41 роботодавець зобов'язаний забезпечити належні санітарно-гігієнічні умови на робочих місцях.

Оскільки ці витрати спрямовані на підтримання приміщень у робочому стані та виконання вимог законодавства, вони вважаються використаними в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності. Отже, компенсуючі ПЗ за п. 198.5 Податкового кодексу України (ПКУ) нараховувати не потрібно.

А от з продуктами харчування (чай, кава, цукор, вода) ситуація складніша, і податківці зазвичай пропонують два варіанти (згідно з роз'ясненнями, зокрема ІПК від 07.01.2025 №43/ІПК/99-00-21-03-02):

Варіант А (без компенсуючого ПДВ): Якщо вартість чаю, кави та води включається до складу вартості товарів/послуг, які ви продаєте (це має бути підтверджено калькуляцією або іншим внутрішнім документом про формування ціни), то вважається, що вони використовуються в господарській діяльності. У такому разі ПЗ за п. 198.5 ПКУ не нараховуються.

Варіант Б (з нарахуванням ПДВ): Якщо вартість продуктів не включена до ціни реалізації, податківці розглядають це як:Або використання в негосподарській діяльності — тоді нараховується компенсуюче ПЗ за п. 198.5 ПКУ (тип причини 13 у зведеній податковій накладній).

Щоб уникнути нарахування компенсуючих ПЗ, доцільно:

Видати наказ керівника, у якому зазначити, що придбання миючих засобів, інвентарю та продуктів (води, чаю) здійснюється з метою забезпечення санітарно-гігієнічних потреб та створення умов для роботи персоналу згідно з вимогами охорони праці.

Для продуктів харчування — зафіксувати у внутрішніх документах (наприклад, у положенні про ціноутворення), що витрати на утримання офісу (включаючи воду/чай) є складовою частиною адміністративних витрат, які враховуються при визначенні ціни реалізації ваших товарів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!