Реквізити електронного документа: підпис без посади та ПІБ

Хоча електронний підпис дозволяє ідентифікувати особу, відсутність у полі "Отримав" посади та прізвища може стати підставою для претензій з боку податкової, навіть попри те, що закон формально цього не виключає.

Ситуація із зазначенням прізвища та посади у первинних документах, підписаних електронним підписом, є двозначною.

Згідно з частиною 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155, до обов’язкових реквізитів первинного документа належать: посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

Хоча кваліфікований електронний підпис (КЕП) вже технічно містить інформацію про особу (прізвище, ім’я, посаду), це не звільняє від обов’язку зазначати ці реквізити в самому тексті документа - наприклад, у полі "Отримав" видаткової накладної.

З одного боку, закон прямо допускає, що у складі обов’язкових реквізитів може бути або особистий підпис, або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу. Електронний підпис якраз і є таким ідентифікаційним засобом, адже містить у собі дані про прізвище, ім’я, посаду тощо. Тобто формально документ вважається чинним, якщо накладено КЕП - адже ідентифікація підписанта можлива.

Проте з іншого боку, позиція податкової служби зазвичай консервативна, і в практиці можуть виникати претензії до таких документів через відсутність явно зазначених у самому тексті документа прізвища та посади. Вони вважають ці реквізити окремими, обов’язковими елементами, незалежно від даних у КЕП.

Таким чином, відсутність ПІБ і посади в полі "Отримав" може вважатися ризиком, навіть попри наявність підпису КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!