Порядок повернення коштів за лікарняні інваліда та звітність

Ні, роботодавець не зобов’язаний повертати кошти ПФУ за лікарняні лише з підстави набуття працівником статусу особи з інвалідністю; повернення можливе виключно за дні, які законом не підлягають оплаті (день встановлення інвалідності та дні огляду МСЕК).

Особа з інвалідністю після встановлення такого статусу залишається застрахованою особою і має право на матеріальне забезпечення у разі тимчасової непрацездатності на загальних підставах. Допомога по тимчасовій непрацездатності надається за кожним новим страховим випадком незалежно від наявності інвалідності, з оплатою перших п’яти календарних днів за рахунок роботодавця та починаючи з шостого дня — за рахунок коштів Пенсійного фонду України (стаття 15 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»). Отже, лікарняні, відкриті у вересні, жовтні та грудні 2025 року, оплачуються у звичайному порядку і не підлягають поверненню до ПФУ лише через те, що працівник є особою з інвалідністю.

Водночас допомога по тимчасовій непрацездатності не надається за день встановлення інвалідності та за дні проходження огляду в МСЕК. Якщо такі дні помилково були оплачені, відповідні суми вважаються надміру виплаченими і підлягають поверненню до Пенсійного фонду України (частина друга статті 15 Закону № 1105-XIV).

Повернення надміру виплачених сум із працівника можливе лише у порядку, визначеному трудовим законодавством. Без згоди працівника роботодавець має право утримати кошти із заробітної плати виключно у разі лічильної помилки (стаття 127 Кодексу законів про працю України). Неправильне застосування норм законодавства щодо оплати днів МСЕК лічильною помилкою не є, тому утримання можливе тільки на підставі письмової заяви працівника про добровільне повернення коштів або про згоду на їх утримання з майбутніх виплат.

Суми лікарняних для цілей оподаткування прирівнюються до заробітної плати. Вони оподатковуються податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5% у 2025 році (пп. 164.2.1, п. 167.1, пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ Податкового кодексу України; Закон України від 25.07.2024 № 3619-ІХ). У разі сторнування надміру нарахованих лікарняних відповідно коригуються суми ПДФО та військового збору у тому звітному місяці, в якому проведено перерахунок.

Виправлення звітності здійснюється у поточному звітному періоді. У додатку 1 до об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ сторнуються помилкові суми шляхом відображення від’ємних значень за відповідні минулі періоди із застосуванням коду категорії застрахованої особи для осіб з інвалідністю та відповідного коду типу нарахувань лікарняних (пункти 1, 2 розділу IV Порядку формування та подання об’єднаної звітності, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4). У додатку 4ДФ коригування доходу та утриманих податків відображається у звіті за місяць фактичного перерахунку з ознакою доходу «101».

У табелі обліку робочого часу дні тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті, позначаються як дні хвороби («ТН» або цифровий код «26»). День встановлення інвалідності та дні огляду МСЕК, за які допомога не виплачується, відображаються як неоплачувана тимчасова непрацездатність («НН» або цифровий код «27»).

Таким чином, якщо у складі оплачених лікарняних відсутні дні огляду МСЕК або день встановлення інвалідності, обов’язку повертати кошти Пенсійному фонду України не виникає; у разі ж їх помилкової оплати необхідно здійснити добровільне повернення від працівника, сторнування нарахувань та відповідне коригування податкової і страхової звітності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!