На нашу думку, щоб списати Кт 631, треба мати законні підстави для цього, зокрема:

1) підтвердження, що постачальник ліквідований фк юрособа - підтверджують дані ЄДР

2) сплив строк позовної давності - на час карантину та воєнного стану він був зупинений і відновився тільки з 04.09.2025. Тому якщо борг виник, наприклад, після 02.04.2020, то списати можна буде в 09/2025

При списанні Кт 631 на думку ДПСУ товари/послуги вважаються "не придбаними" (не оплаченими), а тому використаними в негосподарській діяльності

ЗІР (101.24, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43482):

"Як в податковому обліку з ПДВ покупця відображається операція зі списання кредиторської заборгованості, за якою минув термін позовної давності, за отриманими товарами /послугами, розрахунки за які не проведено з постачальниками – резидентами?
Відповідь:
Платнику податку – покупцю необхідно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ з використанням механізму, визначеного п. 198.5 ст. 198 Податкового кодексу України, у податковому періоді, в якому відбувається списання кредиторської заборгованості, та скласти і зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних відповідну податкову накладну."

Тобто, при списанні Кт 631 маєте нарахувати мовні ПЗ за п. 198.5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251126#n4931), якщо товар придбавався з ПДВ, та скласти зведену Пн типу 1 (причина невмдачі 13).

Раді допомогти, звертайтесь ще!