Виплата боргу колишньому працівнику: можливості та наслідки для ТОВ

ДД, станом на 31.12.2025 на рах. 3721 Розрахунок з підзвітними особами висить борг ТОВ перед співробітником, який звільнився 11.02.2025 р. Які дії ТОВ по можливим шляхам закриття такого боргу? Чи можна зараз перерахувати на картку працівника і які наслідки для ТОВ -високодохідник?

ЮК

Юрій, консультант

експерт

03.01.2026 | 15:34

Очікує відповідь

Так, Ви дійсно можете перерахувати кошти на картку колишнього працівника.

Для цього потрібна заява від такої фізичної особи.

Бухгалтерський запис при цьому: Дт3721 – Кт301.

Ніяких податкових наслідків не повинно бути.

Також слід мати на увазі, що «питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України.

Нормами Податкового кодексу України та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції контролюючих органів» (категорія ЗІР 109.14 відповідь на питання «Чи передбачені терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?», посилання на повний текст: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40444 ).

Отже – оскільки у наведеному випадку слід керуватися нормами Цивільного кодексу, то слід мати на увазі, що згідно з ч.1 ст.257 Цивільного кодексу ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15/ed20251118#n1415 ), «загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки».

Тобто у разі якщо кошти були витрачені у 2025 р., та працівник не отримав компенсацію – тоді у відповідному періоді 2028 р. таку суму потрібно включити до складу доходів: Дт3721 – Кт717: «якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду» (п.5 НП(С)БО – 11 «Зобов’язання», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0085-00/ed20201103#o31 ).

Але сподіваємося, що все ж таки буде прийнято рішення розрахуватися з колишнім працівником.

Вам доцільно ознайомитися з матеріалом на сайті Семінар Ком від 13.09.25 р. «Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки»: https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki .

Раді допомогти, звертайтесь ще!