Впровадження електронного документообігу: документи для контролюючих органів

Для впровадження ЕДО достатньо внутрішніх розпорядчих документів, а під час перевірок документи надаються контролюючим органам в електронному вигляді або як належно засвідчені паперові копії.

1. Якими документами впроваджується електронний документообіг на підприємстві
Обов’язковий мінімум:

• Наказ керівника про впровадження ЕДО
  У наказі визначаються:
  – перелік документів, що створюються в електронній формі;
  – відповідальні особи;
  – використання КЕП;
  – програмне забезпечення.
  Підстава: Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 8, 9.
• Інструкція з діловодства (або зміни до неї)
  Регламентує створення, підписання, обіг, зберігання та архівування електронних документів.
  Підстава: Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, розд. III, гл. 1, п. 5.https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15
• Умови в договорах з контрагентами
  В основному договорі або додатковій угоді фіксується:
  – згода сторін на електронний документообіг;
  – використання КЕП;
  – спосіб обміну документами.
  Підстава: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 14.

Вимоги до електронних первинних документів
Е-документ повинен містити всі обов’язкові реквізити та бути підписаний КЕП.
Підстава: Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9.

2. У якому вигляді документи надаються на перевірку ДПС та іншим контролюючим органам
Можливі способи надання:

Електронні оригінали документів
Надаються у форматі, що дозволяє перевірити КЕП та цілісність документа.
Підстава: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 8.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n49
Паперові копії електронних документів
Це візуальне подання е-документа, засвідчене написом «Згідно з оригіналом», підписом та датою.
Підстава: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 7;https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n49
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, ч. 6. https://zakon.rada.gov.ua/go/996-14
Для великих платників податків
Електронні документи подаються не пізніше двох робочих днів з дати отримання запиту.
Підстава: Наказ Мінфіну від 15.09.2020 №561, п. 3.8.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1123-20#Text

Під час документальних перевірок електронні первинні документи визнаються контролюючими органами на рівні з паперовими за умови, що вони є електронними у розумінні Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (містять КЕП) та мають усі обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Відсутність окремої угоди з контрагентом або внутрішнього положення про ЕДО не є підставою для невизнання таких документів.

На практиці під час перевірок податківці найчастіше вимагають паперові копії електронних документів. Це відповідає ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 85.4 Податкового кодексу України. Паперова копія електронного документа — це його візуальне подання (зазвичай у форматі PDF із даними про КЕП), на якому робиться відмітка «Паперова копія електронного документа», напис «Згідно з оригіналом», зазначаються посада, підпис, ПІБ особи, що засвідчує копію, та дата. Такі копії підприємство виготовляє за власний рахунок. Водночас контролюючі органи мають право вимагати і доступ до електронних оригіналів, тому зберігати лише роздруківки недостатньо — електронні файли з КЕП мають зберігатися протягом установленого строку.

Для великих платників податків діють спеціальні правила: на запит контролюючого органу вони зобов’язані надати електронні документи та облікові дані в електронній формі не пізніше двох робочих днів. Такі дані подаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу SAF-T UA відповідно до наказу Мінфіну від 15.09.2020 №561, через засоби телекомунікаційного зв’язку, або шляхом надання доступу до електронних документів під час виїзної перевірки.

3. Зберігання електронних документів
Електронні документи зберігаються на електронних носіях у форматі, що забезпечує перевірку КЕП.
Строк зберігання — не менше, ніж для паперових документів
Підстава: Податковий кодекс України, ст. 44.3.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

Раді допомогти, звертайтесь ще!