Коли можна знищити документи застарілого періоду після перевірки

Ні, так зробити не можна.

Знищити документи до 2021 року лише на підставі внутрішнього наказу не можна, оскільки строки їх зберігання ще не сплинули, а сама процедура знищення вимагає дотримання вимог архівного та податкового законодавства.

Знищення первинних та інших бухгалтерських документів можливе лише після завершення мінімальних строків зберігання, визначених законодавством, і з дотриманням спеціальної процедури. При цьому застосовуються одночасно норми Податкового кодексу України та законодавства про архівну справу, а орієнтуватися слід на той акт, який установлює довший строк зберігання. Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків платниками податку на прибуток і юридичними особами — платниками єдиного податку, мінімальний строк зберігання становить 1825 днів (Податковий кодекс України, пп. 44.3.2), для інших документів — 1095 днів (Податковий кодекс України, пп. 44.3.3). Відлік цих строків за ПКУ починається з дати подання податкової звітності, для складання якої використовувалися відповідні документи.

Одночасно діє Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України № 578/5. Цим Переліком встановлено мінімальні строки зберігання, які не можуть бути скорочені, а їх перебіг починається з 1 січня року, що настає за роком завершення діловодством відповідних документів (Перелік № 578/5, п. 2.10).

Крім того, перебіг строків зберігання документів був зупинений на період дії карантину, запровадженого з 12.03.2020, а також на період воєнного стану, і відновлений лише з 1 серпня 2023 року (Податковий кодекс України, пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ). Це означає, що фактичні строки зберігання документів істотно подовжилися. Наявність проведеної податкової перевірки за період до 09.2024 включно не скасовує обов’язку зберігати документи протягом усього встановленого законом строку.

Отже, говорити про можливість знищити можна тільки стосовно тих документів, термін зберігання яких сплинув з врахуванням зупинки терміни. Це, фактично, документи до 2017 року

Планове знищення документів, строки зберігання яких сплинули, здійснюється виключно за процедурою, передбаченою архівним законодавством. Для цього керівник підприємства створює постійно діючу експертну комісію для проведення експертизи цінності документів, оскільки знищення документів без такої експертизи заборонене (Перелік № 578/5, п. 2.13). За результатами експертизи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту України № 1000/5. Цей акт підлягає обов’язковому погодженню з експертно-перевірною комісією відповідної державної архівної установи, і лише після такого погодження та затвердження керівником підприємства документи можуть бути фізично знищені.

Документи, які були знищені внаслідок пожежі після проведення перевірки, не вважаються планово знищеними, а належать до втрати внаслідок надзвичайних обставин. У такому випадку платник податків зобов’язаний письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку про втрату документів протягом п’яти робочих днів з дня події (Податковий кодекс України, п. 44.5), отримати офіційні підтвердні документи про факт пожежі та оформити внутрішній акт за результатами роботи комісії з установлення переліку втрачених документів. Втрачені документи підлягають відновленню протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (Податковий кодекс України, п. 44.5). У разі втрати документів унаслідок бойових дій або інших обставин, пов’язаних з воєнним станом, можуть застосовуватися спеціальні норми пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!