Прямої штрафної санкції за невідповідність паливної відомості табелям обліку робочого часу не передбачено. Але такі розбіжності несуть суттєві податкові ризики, які можуть призвести до:

• Невизнання витрат на пальне — відповідно, донарахування податку на прибуток.


• Втрати права на податковий кредит з ПДВ і нарахування компенсуючих податкових зобов’язань.


• Оподаткування вартості пального як додаткового блага працівника — з утриманням ПДФО 18% з натуральним коефіцієнтом та військового збору за ставкою 5 %.


• Адміністративного штрафу для посадових осіб.(посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку. За це передбачено штраф у розмірі від 85 до 170 грн, а за повторне порушення протягом року — від 170 до 255 грн (Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 163-1).


• Ризику анулювання ліцензії на зберігання пального або значного штрафу — у разі виявлення фактів передачі пального іншим особам

.

Платник податків зобов’язаний вести облік витрат на підставі первинних документів, які підтверджують використання ресурсів у господарській діяльності (п. 44.1 Податкового кодексу України). У випадку з пальним такими документами є:

подорожні листи,
акти списання пального,
звіти про роботу техніки,
табелі обліку робочого часу.
Розбіжності, наприклад, списання пального у день, коли транспортний засіб не працював за табелем, ставлять під сумнів реальність використання пального у господарській діяльності.

податковий кредит з ПДВ буде втрачено, а підприємство має нарахувати податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ — за використання ресурсів не в госпдіяльності.

Якщо встановити господарське використання пального неможливо, вартість пального може бути розцінена як додаткове благо працівника. У цьому випадку вона підлягає оподаткуванню:

ПДФО — 18 %,
військовим збором — 5 % (чинна ставка з 1.01.2025),
з урахуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5. ПКУ).

Навіть якщо розбіжності не призвели до заниження податків, посадові особи можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності за порушення порядку ведення податкового обліку (ст. 163-1 КУпАП):

штраф від 85 до 170 грн;
за повторне порушення протягом року — від 170 до 255 грн.

Якщо у вас ліцензія на зберігання пального для власних потреб, але документи свідчать про передачу пального іншим особам (наприклад, не вашим працівникам), це кваліфікується як порушення умов ліцензії.

Згідно зі ст. 73 Закону № 3817-IX від 18.06.2024 (пп.15 та 37), за реалізацію або зберігання пального не для власних потреб, за вісутності такого виду ліцензії- передбачено штраф — 85 розмірів мінімальної зарплати

Також, згідно з пп. 14.1.212 ПКУ, будь-яка фізична передача пального іншим особам вважається його реалізацією.

Для уникнення ризиків необхідно забезпечити чіткий та прозорий документальний обіг щодо використання пального. Усі первинні документи (подорожні листи, звіти про роботу техніки, акти списання) мають бути заповнені коректно, без розбіжностей та відповідати фактичним обставинам господарської діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!