Використання факсиміле працівника, який перебуває у відпустці, не допускається, навіть якщо в договорах з контрагентами передбачено право на факсимільне підписання. Законодавство вимагає, щоб первинний документ містив підпис особи, яка безпосередньо брала участь у здійсненні господарської операції та відповідальна за неї на момент оформлення документа. Це визначено частиною другою статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Цивільний кодекс України в частині третій статті 207 допускає використання аналога власноручного підпису (зокрема факсиміле), якщо це передбачено законом або письмовою угодою сторін, яка закріплює порядок його застосування. Однак, це правило діє виключно щодо тієї особи, яка фактично уповноважена підписувати документи на момент підписання. У разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний тощо) вона не виконує своїх функцій, отже, не може бути підписантом, а застосування її факсиміле в цей період є неправомірним.

Також згідно з пунктом 10 глави 8 розділу ІІ «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», не допускається підписування документа за іншу особу із зазначенням її посади. Якщо працівник відсутній, документ має бути підписаний іншим працівником, якому офіційно доручено виконання обов’язків — з обов’язковим зазначенням фактичної посади та прізвища особи, яка підписала документ.

Для правомірного підписання документів на період відсутності працівника слід:

Видати наказ по підприємству про тимчасове покладання обов’язків на іншу особу.
У наказі чітко визначити перелік повноважень, включно з правом підпису відповідних документів.
Забезпечити підписання документів уповноваженою особою або власноруч, або її власним факсиміле (за умови, що його застосування також погоджено з контрагентами).
Таким чином, використання факсиміле відсутнього працівника — навіть за згодою сторін — суперечить законодавству і може бути розцінене як підробка.

Раді допомогти, звертайтесь ще!