Для отримання компенсації витрат підзвітна особа повинна мати підтвердні документи (пп. 170.9.1 ПКУ). У даному випадку Експрес-накладна «Нової пошти» — підтверджує факт надання послуги з перевезення, а фіскальний чек підтверджує факт оплати.
На підставі цих документів бухгалтерія приймає звіт до обліку та проводить відшкодування.

В обліку операція відображається двома кроками:

1. Затвердження авансового звіту та визнання витрат і заборгованості перед директором:

Дебет рахунку обліку витрат (залежно від призначення доставки):

• 92 «Адміністративні витрати» — якщо доставка пов'язана із загальногосподарською діяльністю (наприклад, відправка документів);


• 93 «Витрати на збут» — якщо це доставка товарів покупцю;


• 281 «Товари» (або інші рахунки запасів) — якщо доставка пов'язана з придбанням товарів і її вартість включається до первісної вартості цих товарів згідно з НП(С)БО 9 «Запаси».

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами» — на суму понесених витрат.

2. Відшкодування коштів директору:

Дебет 372 «Розрахунки з підзвітними особами» - Кт 301 «Готівка в національній валюті» — якщо відшкодування відбувається готівкою з каси, 311 «Поточні рахунки в національній валюті» — якщо кошти перераховуються на особистий картковий рахунок директора.

Раді допомогти, звертайтесь ще!