Термін зберігання первинних документів для ФОП: важливі нюанси

Термін зберігання первинних документів складає 1095 днів з граничної дати подання звітності, у якій було використано такі документи (102.1 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287

Тому, документи на товар за 2024 рік потрібно зберігати на протязі 3 років з граничної дати подання декларації за 2024 рік (з 01.03.2025 року).

Але ФОП не може знищувати документи навіть після закінчення терміну 3 роки. ДПС у своїх роз'ясненнях (ЗІР категорія 129.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42416 та ІПК від 08.11.2024 №5175/ІПК/99-00-24-03-03) наполягає на зберіганні документів до проведення документальної перевірки, навіть якщо минули встановлені строки.

Тобто, ДПС проти знищення документів за ті періоди, за які вже не можуть бути застосовані штрафи і вимагає зберігати такі документи, поки не буде проведена перевірка.

Але є ще вимога п. 44.3.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , що у разі ліквідації платника документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Ця норма з'явилася в ПКУ з 28.04.2023 завдяки Закону України від 20.03.2023 № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки».

Враховуючи цю норму, ФОП взагалі не може провести знищення документів за період 5 років до закриття, а має всі ці документи передати до архіву

При цьому ПКУ не уточнює: 1). чи всі документи ФОП має передати до архіву; 2). чи це треба зробити відразу після реєстрації припинення ФОП; 3). чи вже після проведення перевірки.

Таким чином, станом на даний час ФОП поки що немає підстав знищувати документи за 2024 рік, оскільки ПКУ вимагає зберігати такі документи поки не пройде перевірка, а також вимагає передати такі документи в архів (вважаємо, що після перевірки).

Детальніше ознайомитись з інформацією за який період і яким чином потрібно зберігати документи ФОПу можна за посиланням https://7eminar.ua/news/6660-koli-mozna-znishhiti-dokumenti-zakritogo-fop-stroki-zberigannya-ta-poryadok

Раді допомогти, звертайтесь ще!